皆さんおはようございます。今日もご来訪、感謝です。
今日はプレゼンテーションの準備に関する心がけについて、
お話しさせていただきます。
前職時代に結構プレゼンについては、うるさく言われていました。
初めてみる人にも分かるように・・・
プレゼンを聞いてくれた相手が次に動いてもらえるように・・・
いろいろな心構えを教わりました。
その時に気を付けていたことを書かせていただきます。
いきなりプレゼン資料作りに入らない
上司から「プレゼン資料を作ってくれ」や「役員に説明する資料を作って」と言われ、
張り切ってパワポを開く気持ちはわかります。
しかし、パワポを開くのはまだ少しあとです。
初期段階ではノートや紙など、下絵や下書きレベルでの準備で十分です。
急がば回れという言葉にあるように、いきなり作るより、
下準備・下ごしらえをした方が、
結果的に分かりやすいプレゼン資料を効率的に作れる近道になります。
まずは下ごしらえとしてこれから述べるものの準備をしましょう。
いきなり作ると軸もブレブレ、見落としや認識の漏れなど発生し、手戻りの可能性も高くなります。
5W1Hを考える
5W1Hでプレゼン資料作りの元になる、資料の構成を意識しましょう。
ここで5W1Hの一つでも意識できなければ、
プレゼンの背景・話し相手が不透明のまま資料作りに入ることになるので、
上司や先輩に要確認です。
5W1Hがひとまずクリアになれば、誰にどんな資料を作ればいいのか、
データの粒度はどれくらい必要なのか、対面でじっくり説明できるのか、
など明らかになります。
5W1Hは書籍でもたくさん出ているので、
読んでみるといろいろ参考になるかと思います。
Who:誰に話すのか
プレゼンの話し相手は誰になるのか、説得する相手は誰になるのか、考えましょう。
その人・立場のパーソナリティまで理解していると
書き方をよりイメージしやすくなります。
例:お客様 部長クラス 意思決定する人 細かい業務は知らないが頭の回転が速い、
など・・・
What:何を話すのか
何について話すのか、考えましょう。
整理したポイントを作り出して見える化しておかないと、
意外と見失いがちになります。
例:●●というソリューションについて
Why:なぜ話すのか
そのプレゼンをする理由・背景を整理しておきましょう。
理由がわかると、どのページを強調して伝えるべきかが見えてきます。
例:〇〇商品を契約いただくため
When:いつ話すのか
会議の予定日はいつか。また対面会議なのか、Web会議なのか、
時間は何分あるのかなど・・・
会議の開催形式・時間・予定について考えましょう。
大まかな資料の量、文字の大きさなどの参考になります。
例:7月20日 30分 対面会議
Where:どこで話すのか
会議室のスペースなどを意識できるよう、どこで話すのか考えましょう。
これも文字の大きさや、資料をどれくらい印刷すべきかなど分かりやすくなります。
文字を小さくしすぎると、何かを伝える以前の問題で、まず資料を見てもらえません。
例: 〇〇会議室 何人くらい入れるスペース
How:どのようにして
何を、どう伝えるのか考えましょう。
先方が他の製品と比較したがっているが、当社の製品を前向きに考えたい。
経営数値を確認し、課題を見たい。などなど。。。
ストーリーの大事な構成になります。
例:商品の良さを定量的に、他社製品と比較しながら、結果をポジティブに
ストーリーラインを考える
5W1Hが準備できれば、次はストーリーラインです。
伝えたい事を元にしてそこに持っていくまでの流れを作ります。
いきなり言いたいことを伝えてその後に補足するページを作るのか、
背景やデータの前提などを伝えたうえで、
データから見える事実を伝える流れを作るのがいいのか、
5W1Hやプレゼンの前提で変わってくると思います。
ストーリーラインができたら、一回上司に見てもらい、
違和感がないか見てもらいましょう。
1スライド-1メッセージを考える
プレゼンのスケルトン(骨子)になるものです。
ストーリーラインができたら、初めてここでパワポをここで立ち上げます。
1スライドで伝えたいメッセージを1つ、考えましょう。
発表時間に応じて、1スライド1分で説明できるように意識しましょう。
会議時間が10分なのに15ページのプレゼン資料になったら説明はペースを
上げないといけなくなり、けっこう早口・急いで話すイメージになります。
細かい説明を求められそうな詳細データは、Appendix(補足用の資料を掲載するページ)
に全部用意しておいて、質疑応答の時にささっと説明できれば良いのです。
(Appendixまで目を通して、質問をしてくる方もいます。。。)
1メッセージはそのページでオーディエンスに持って帰ってほしい事柄で、
シンプルなものが伝わりやすいです。
1スライドー１メッセージが出来上がったらここも上司に見てもらいましょう。
1スライドにつき、1つのメッセージという軸を守らないと、、1つのスライドに情報量が多くなってしまいます。二つ以上伝えたいメッセージがあるときはスライドを増やす、もしくはメッセージの内容が本当に伝えたい事なのか、考えましょう。
ページの肉付けおよびメッセージの元になるデータなどを集める
最後に資料の肉付けを行います。
1メッセージをしっかり内包するテキストやグラフ、イラストを用意します。
この時、文字ばかりでなく、できれば文章はシンプルにして、
グラフやイラストで直観的に分かりやすくできるとGoodですね。
この時メッセージ→内容 内容→メッセージと見直して
違和感のないものになっていることが大事です。
まとめ：構成から確認しておけば大きな手戻りなく作成可能
以上、1-5の流れがプレゼンの資料作りの流れです。
5の確認までになれば上司のチェックも大きな修正は発生しないはずです。
(上司によっては、一遍全体を作ってそれを見てから。。。
といって手戻りが発生することもありますが。。。)
スケジュールを立てながら自分のペースで資料を作成することも可能ですし、
上司も安心しながら資料作りをあなたに任せることができます。
また細かい技術的な話や話し方で気を付けるべきところは
別で投稿させていただきますね。
以上です。
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