【会議やセミナーを聞き逃さない】議事録のメモを素早く取るコツ

打ち合わせのイメージ

おはようございます。今日もご来訪、感謝です。

秋が急激に進み、朝に関しては涼しいどころか寒いですね。

最高気温も20度台に収まってきたようですので、このまま秋になりそうですが、

すぐに冬になりそうで、最近の四季の感覚が昔と違ってきたような気がします。

冬ものとか、クリーニングなど出したりして準備しないといけないですね。。。

さて、今日の本題に入らせていただきます。

会議や講義中のメモ、素早くとれますか?

会議のイメージ

最近よく外部のセミナーに出かけるのですが、

会社の報告に講演内容のメモをよく取ります。

資料をいただければその報告のインプットに使えるのですが、

セミナーのほとんどは機密保持のためか、資料のコピーをいただけないので、

公演中のスライドや発言内容をいかに素早くメモを取るかが肝になってきます。

また、会議中のメモや発言も、できるだけ素早くメモを取らないと、

発言が次々発生するので、一度流してしまうと追いつけなくなり、

うまくメモを取れません

  • 話すスピードが速く、メモが追いつかない
  • あとで読み直したら、メモした内容が少なくて思い出せない 、読めない

私は字が下手な分、素早く書くことに多少の自信はあったのですが、

それでも60分以上の長時間講演で、

資料の配布がないセミナーだとメモを取るのにかなり苦労する時があります。

なので、会議やセミナー中のメモをちゃっちゃと取るときのコツを調べて、

少しずつ実践してきているのでそれを紹介させていただければと思います。

丁寧に書きとるというより、後でセミナーの内容を思い出せるように、聞くと書くスピードをできるだけ同時に行うコツを紹介したいと思います。

配布資料があればそこに書き込む

資料のイラストのイメージ

自分でイチから丁寧にノートに書いていると、とてもじゃないけど時間が足りません。

もし配布資料があり、それをもとに話が進んでいるのであれば、

直接資料に書き込むのが1番速いです。

話す内容をグラフや表、文章でまとめられているので

基本構成としてはその資料に込められているはずなので使わない手はありません。

発言内容を資料に補足として書き込み、セミナーの内容をうまく補完しましょう。

メモを取るときには、発言など資料にはない補足部分などを書き足すだけで

ムダなく重要な内容をメモできるようになります

今どこを話ししているのか?というのを意識しながら書けるので、話の内容も整理しながらメモを取ることができますね。

できるだけペン一本でメモをとる

ペンのイメージ

メモを取るときに、つい重要なキーワードを強調したり、目立たせるために赤ペンで囲ったり、

マーカーに持ち直したりしがちです。

しかし、 1つ1つの動作は短時間でもメモを取るにはムダな時間です。

メモを取ることに慣れていない場合、

話を聞きながらポイントを抑え、ペンを持ち帰るのはとても難しいです。

どこがポイントで重要なのか、考えるのは全体を聞いてからでないと分からないことも

ありますしね。場合によっては、

蛍光ペン・赤字だらけになってしまい、

結局何がポイントだったのか分からなくなることも。。。

メモを取るときには、なるべくペン1本で行きましょう。

あまりペンを持ち替えることに力をそがず、

会議やセミナーに集中できるようにしましょう。

聞き間違えたときもできるだけ斜線や二重線などでサクッと消して、

次のメモに移れるようにしましょう。

話のポイントや強弱を整理するのはしっかりメモを取れさえすれば、

後からでも十分可能です。

百歩譲って強調したい場合は四角で囲ったり、下線を引いたりしましょう。

できるだけ漢字は使わず、カタカナを用いる

メモを取るとき、頑張って正しい漢字でメモを取ろうとしていませんか?

無意識にメモを取ろうとすると日本人の性(さが)でつい漢字でメモを取りがちです。

しかし、漢字は画数も多く、一字一字を書きとるのに時間がかかってしまい、

メモを速く取るには不向きです。

頭の中で言葉を漢字に変換する際、

耳慣れない漢字だとなかなか思い出せないこともあります。

複雑な漢字を次々書きなぐっていくことで、メモが追い付かないこともあります。

当然ですが、ひらがな、カタカナの方が画数も少なく素早く書けます

会議なら「カイギ」、講義なら「コウギ」、時間は「ジカン」など。。。

意外と漢字は時間がかかりますが、ひらがな、カタカナだと一瞬で書ききれます。

自身のメモなので区切りや体裁が多少悪くなろうとも、

ひらがな、カタカナをメインにメモに落としましょう。

頭の中で漢字に変換しているとその間にもセミナー、打ち合わせが続き、次々と話が進んでしまい、

聞き漏らしをする恐れがあります。

議事録の前の、いわゆる「議事メモ」ですので誰に見せるでもないですしね。

固有名詞で漢字が難しいものであればできるだけカタカナで表現してしまいましょう。

略字、記号、英語を使ってメモを取る

正式名称など、正確に書き写すと時間がかかってしまいます。

会議は「カイギ」でもいいですが、英語を使って「MTG(Meeting:会議の略)」とか

〇〇株式会社は「カブ〇〇」、「〇〇社」など略して書くと、

かなり書く時間・手間を短縮できますし、意味を連想しやすいです

記号を使うにも有効ですね

上昇なら「↑」、下降なら「↓」、現行維持なら「→」、バックするなら「←」など、

矢印をうまく使ってメモを取る手間を省きつつ、意味はキープしましょう。

「今年度の売り上げは前年度に比べ上昇している」という表現であれば

今年 売上 前年より↑」とか

売上 今年>前年

など記号を使うととても無駄なく書くことができます。

自分だけが通じる、その時の説明を思い出せる略語や記号・英単語で良い

と思いますよ。

誰にも見せるものではないですし、話している内容が思い出せればそれでOKです。

株式会社→カブと書くなど、自分なりの表記の変換をある程度ご自身の中でパターン化しておきましょう。変換するのに慣れてきて、さっとメモが書けるようになります。

あらかじめ単語や用語を調べておく

知らないイメージ

言うまでもないですが、知らない言葉がでてくると、

頭の中で文字として変換しにくくなります。

書き出すときに頭で考えてしまい、時間がかかってしまいます。

時間がかかった結果、何もかけず、その時には次の説明に進んでいて、

もう何について説明しているか把握できない・・・なんてこともあり得ます。

セミナー・会議前に早めに行って、配布資料を事前にいただけるのであれば

目を通しておき、事前に出てきそうなキーワードを抑えておきましょう

その時に知らない言葉があればスマホなどで調べておき、

できるだけ不明点はつぶしておきます。

予習にもなりますしね。

セミナーに出たりするという事は、そのテーマに興味があるという事なので、

ある程度用語に対する反応は早いと思いますが、それでも普段から言葉を調べたり

勉強するのも有効ですね。

議事メモをうまくとるためだけでなく、会議内容を時間内に把握して、効率よく会議を進行するためにも予習は必要です。「【おすすめ会議運営術】良質で時間通り進行する会議の運営」もご参照ください。

ICレコーダーや録音機は使わない方が良い

レコーダーのイメージ

社内の重要会議の決まりなどや、上司の指示などで

録音機を会議に持ち込むこともあるかと思いますが、

自分のメモの補完のために録音機を持ち込むのは、個人的にはおすすめしません。

録音機で録音しているという事で、安心してしまい、

メモを聞き取る意識が薄れてしまいますし、

後で聞き起こすと、その会議・セミナーの時間分、また聞き直すことになるので

倍の時間がかかります。効率的にも良くないです。

録音機の容量オーバー、聞く位置によっては録音データがうまく入っていないなど、

機器トラブルにより音声が聞き取れていないと最悪です。

会社の決まりで録音のデータが必要になったり、音声記録を公開するために必要、

ということもありますので、その場合は仕方ないですが、

できれば録音を使わずに「一度の聞き取りで聞き漏らさない、書ききる

意識でいきましょう。

まとめ:無駄を減らし、知らない言葉を減らすのがコツ

以上、早くメモをとるコツでした。

  • とにかく画数などのムダを減らす
  • 事前に資料を読んだり、普段の勉強から知らない単語を減らす

書くスピードと、頭の用語変換をスムーズにできるように心がけていきましょう。

メモを取るコツはいろんな本にも出ていますので、そちらも参考にしてみてください。

議事録やセミナーでメモをとって議事録として配信するという作業は、

一見地味な作業ですし、しんどくて誰もやりたがらないのですが、

会議の共通認識を記録する重要なタスクですし、

学んだ内容のインプットとアウトプット、両方の良い練習になると思いますので、

自己鍛錬の意味でも積極的に活用していきましょう。

以上です。

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