【上手なプレゼンのために】プレゼンテーションの心構えについて

おはようございます。今日もご来訪、感謝です。

3連休明けましたね。

天気が悪いのもあり、3連休は自宅に引きこもっておりました。

「龍が如く5 @PS4」をずっとやっていましたね。

主人公の生き方、名言に心が震えます。。。

よろしければぜひプレイしてみてください。

それでは、本題に入らせていただきます。

今日はプレゼンテーションでできるだけ相手に伝えるときに必要な準備というか、

心構えについて投稿させていただきます。

以前の投稿より少し掘り下げ、資料を作成することで、

発表の準備を紹介するような内容になります。

できるだけプレゼンテーションがうまくいくように、いつも考えている事、取り組んでいることを紹介させていただきます。

プレゼンテーションとは?

プレゼンをしているイメージ

プレゼンテーションの語源は「Present(プレゼント)」からきています。

プレゼンテーションは、相手に何かを渡すプレゼントのようなものです

相手に自分の思いを伝え、相手に何かを動いてもらうことがゴールです。

なんとなく伝わって、相手はわかった気になるものの、相手から何も動きが出ない、

というようなことにならないようにしましょう。

今日は普段のプレゼンテーションの心構えとして、

私が心がけていることをお伝えさせていただきます。

話す相手を明確にイメージしましょう。

好きな人のイメージ

以前の投稿の資料作りでも簡単に話しましたが、

相手の事を理解するために、

相手の事は「好きな人と同じくらい」って言うほど詳しく調べましょう

社内で決裁権がある方なのか、

情報収集しているだけなのか、

決裁権がある人に今日の商談内容を相談しに行く人なのか。。。

決裁権があれば、相手にデシジョンしてもらえるような内容を考えないといけないし、

情報収集しているだけならば、結論めいた内容より、

情報を多く網羅した方がいいかもしれません。

上司に商談内容を持っていく人なら、その日のプレゼン資料を使いながら

自分のいないところで説明をするかもしれません。

また、オーディエンス(聞き手)は資料を手元に置いてじっくり見たい人なのか、

小数点第三位の細かいところまで見る方なのか、

資料の中身はそんな見ず、最後の結論だけでよい人なのか、

いろんな方がいますので、オーディエンスのリサーチは必要になってまいります。

相手を知れば、資料の方向性が見えてきますね。

スライドの内容は字で敷き詰めない

字ばっかり書くイメージ

「そんなこと言われなくても、ちゃんと文章を短くして見やすくするよ!」

と言われそうですが、案外、陥りがちな状況です。

強い思いがあるがゆえに、あれもこれも載せたい、ということで

字がびっしりになってしまう、というパターンですね。

残念ながら、字ばっかりだともはや見てもらえません

ましてや小さい字で敷き詰められると・・・もう発表は頓挫になりかねません。

例えば、他社より良いところを伝えたいのであれば、

その優れている点を数値化してグラフ化する

メリット・デメリットなどを伝えたいのであれば表やマトリクス表にする

※マトリクス表とは以下のようなものがあり、複数種類あります。

マトリクス表のイメージ
マトリクス表( https://www.pmaj.or.jp/online/1505/relay_2.html より引用)

製品や自社の位置づけを伝えたいのであれば、

X軸・Y軸みたいな2次元の表に競合他社や製品などをプロットする

開発スケジュールを伝えたいのであれば、数直線や矢印を使う

など、図や表で視覚の力を使い、文字を極力減らしましょう。

資料全体の言い回しや資料の体裁を統一する

細かいところの話になりますが、

資料内で、別のページでは「プレゼン」と言っている一方、

「プレゼンテーション」と表記ゆれがあったりすると、

その表現の違いが何か意味があるのではないか、と勘繰り、

資料に対しての注意力がなくなります

他にも以下の点に注意が必要です。

資料全体で統一感を持てるようにすると、

資料のストーリーラインもぐっと強くなります

  • 色合いの統一:グラフの色合いがページ間で異なる(例:A社が赤色が、別のページでは青色になっている、など)
  • フォントの統一:別のページはメイリオなのに、このページではPゴシックなど、フォントサイズやフォントがぶれている
  • 図形の位置・サイズの統一:テキストボックスが1ページ目からさらっと見てみるとページごとで位置やサイズが微妙にずれている
  • ページ番号の記載:全ページのページ番号が図に上書きされて見えない

神は細部に宿るという名言があるように、

細かいところまで目が行き届く人になりましょう。

私もよくやらかします。。。できるだけ気を付けているつもりなんですけどね。

この言葉はドイツのモダニズム建築家ミース・ファンデル・ローエが標語として使用していたことから広まりました。
ディティールにこだわってこそ、作品の本質が決まるので、細かいところにまで気を配らなければいけない…という意味です。

http://co-world.me/2017/11/01/post-19/ より引用

しっかり見直しをする

当たり前ですが、最後に見直ししましょう。

ペーパレスの時代ですが、プリンタの4in1設定などで紙を節約しながら、

印刷してPC画面とは違う視点で以下のような点で資料を見直しましょう

  • 1ページからぱらぱらとみて表記ゆれや、図のずれなどを見直す
  • 資料を声に出して読み直す
  • 印刷して手元に置く出席者も想定してフォントなど小さくなっていないか確認

最近調べて知ったのですが、

文章を逆から読むと誤字脱字に気づきやすくなるようです

逆から読むことで、文中の語句に意識が集中しやすいということです。

話し方を練習・リハーサルする

リハーサルをしているイメージ

時間があれば練習やシミュレーションをしっかりしましょう。

それこそ、セリフが無意識に出るくらい、話す練習をしましょう。

決められた時間内に話しきれるか、早口にならないか、

しっかり話しぶりをシミュレーションしましょう。

頭に話す内容が叩き込まれていると、

相手の顔色を見ながら本番の話の内容やペースを変えられるほど余裕が出てきます

プレゼンテーションに関するセミナーを受講し、印象に残っているフレーズがあり、

それを常に心で唱えています。

「ぶっつけ本番」というのはしっかり練習してきた人ができることです。」を

常に自問自答しております。

時間や相手が許すのであれば上司や誰かに見てもらうことをお勧めします

まとめ:細かい作業と入念な準備が良いプレゼンの近道

以上、5点がプレゼンテーションにおける基本的な注意事項ですね。

天才的な発想とか、クリエイティブな構想というより、

地道で細かい作業や心遣い、入念な準備が大事なのかなーと思っています

私もできていないことが多いですが、心がけてできるだけできるようにしています。

プレゼンに関する書籍もいっぱいありますので、

一冊バイブル的な書籍で「これだ!」

というのを探して感じで持っておくと良いですね。

プレゼン上手になるために、お互い切磋琢磨しましょう!

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