【円満な退職のために】スムーズな引継ぎの方法

業務引継ぎのイメージ

皆さんおはようございます。今日もご来訪、感謝です。

年末の時期になると、なぜかよく発生するのが、退職の話

年明けに、キリよく次の職場に行きたいというのが、退職者の思いなのか?

それとも冬のボーナス(だいたい12月くらいですね)をもらう時期までは在籍して、

もらうものをもらって退職するのでしょうか?

確かに5月いっぱい働いて、6月は有給で休んで、ボーナスをもらってやめるという人も

一定数いるような気がします。

辞める側だけでなく、採用・人員の補充する側の視点に立つと、

「年度明けの体制を整えるために冬(11月から2月にかけて)に求人が多くなる」

というのは、転職のエージェントから聞いたことはあります。

転職会議

私の職場でもご多分に漏れず、年末に向けて退職がぽつぽついるという話を聞きます。

しかも今回は部長クラスの転職。引継ぎや、後任者の件で

少し社内もざわついており、ばたばたしております。

そしてその時にいつも思うのですが・・・

どの会社も同じですが、何でその人が辞めるってわかってから

引継ぎとか、人員の補充とか始めるのでしょうか?

人員の補充をすべき業務なんだったら普段から人員を充実させるように

人員を整理しておくべきだと思うのですが・・・

辞めると分かってから引継ぎを始めるのがほとんど

私は転職を2回しておりますが、

どの会社でも「辞めます」と言ったときに

初めて上司や人事サイドが慌てふためきます。

引継ぎを設定するのがだいたい後手に回るんですね。

何社かの経験ですが、周りの転職者の話を聞いても、

だいたい引継ぎは会社を退職する直前ですね。

まぁ転職先が決まるまでは当事者はやめる話はしませんし、

転職先が決まって次に入社するのってだいたい1ヵ月後くらいの話なので、

辞めると知って、その人がいなくなるのはだいたい1ヵ月くらい、

残っている有給休暇を消化するために、

もしかしたら退職日よりもっと早く休みに入るかもしれません。

海外では引継ぎはほとんどないが、日本では・・・

ちなみに欧米企業では退職するときにほとんど引継ぎはしないようです。

引継ぎをして、これまでの仕事のやり方を踏襲するより、

それをやったことがない新しい人が客観的に見て良し悪しを考え、

新しく取り組む。

なので、退職の意思を示しても、数週間、

下手すれば「今日辞めます」も可能だという事です。

もちろん海外は「ジョブ型雇用」と言ってプロジェクトに対して雇用契約を結び、

プロジェクトが終わると契約を終えることも可能な契約形式も多いですので、

日本とは事情が異なるとは思いますが、

日本においては引き継がず退職できるかというと、そうはいきません。

退職の意思表示をすることで、

極端な話、「裏切者」扱いされることも少なくありません。

現に私もそう取られましたこともあります。

もちろん、自己実現として前向きにとらえてくださり、

応援してくださる社員さんもいます。

さらに就業規程等、社内ルールを見てみると

退職する際には、退職予定日からさかのぼり、

少なくとも〇〇ヵ月前にはその意思を示し、引継ぎをしっかり行ったうえで・・・

などと辞めるときにもたもたする様に規定されているのがほとんどです。

ろくに引継ぎをしなければ、損害賠償など、

少し円満に辞められない状態になることもあります。

簡単にまとめると、「Xさん」が入社後、すぐに病気を理由に退職したせいでクライアントとの契約が切れ、1000万円の利益損失となった。結果、「Xさん」に70万円の支払いが命じられたという事例です。

https://taishoku-daikou.net/355 より引用

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会社に義理や今後の付き合いを考えなくてよければ気にせず去ろう!

あくまでも個人的な考えですが、

引継ぎをしないといけないような状態を作ってしまった

マネジメントや会社の経営が原因だと思います。

そもそも会社は「その人がいないとその業務が動かなくなって困る」、

いわば「属人化」というような状態を作っているのが会社の方針としてよろしくない、

と思っています。

普段の業務で業務報告を受けた際には

「リスクやうまくいかないときのことを考えるように」と

言うくせに、いざ辞めるとなったときには

「君が辞めるとは思わなかった」と言い出して属人化のリスクを

一切考えない上司や役員が多いこと多いこと・・・

それらに付き合う理由や義理はないと思います。

今後の付き合いを考えなくてもいいなら、

その会社に合わせた引継ぎはしなくていいでしょう。

少しでも義理や同情を感じるのであれば引継ぎしよう

とはいえ、少しでも「お世話になった、迷惑をかけたくない・・・」や

「成長を後押ししてくれた社員の方がいる・・・」

という事で、「できるだけ迷惑をかけず会社を去りたい」や

「今後も人として前職の人たちと付き合っていきたい」というのであれば、

ある程度会社が満足する程度の引継ぎはすべきだと思います。

そうすることで退職する職場も恩義に感じてくれ、

スムーズに退職できると思います。

退職の手続きは多くの場合は直属上司が役員や人事部、総務などの調整部署と

調整してくださって進めることが多いですからね。上司といえども人間ですので、

不義理なことをされたと感じれば、やめていく社員の最後の面倒を見るのが面倒くさく感じることも

あるでしょう。そうならないようにしっかり引継ぎをするという考えもイチ大人として必要です。

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転職意思や転職活動開始時に少しずつ引継ぎリストを作る

引継ぎリストのイメージ

自信のキャリアを見つめ直し、「転職するぞ」と決意したタイミングで、

転職活動と同時に、時間を作って「引継ぎリスト」を作りましょう

転職しようと決意してから、転職先が内定するまで、

スムーズに進んでも大体1~2か月かかると思いますので、

一日15分程度確保すれば十分な引継ぎリストをコツコツ作成できると思います。

引継ぎリストはExcelでもメモ帳レベルでもOK。以下の項目を満たすようにしましょう

  • 業務名・取引先名・営業担当者
  • 業務や取引の概要
  • 進行中であれば現在の進捗
  • その案件はどうなっていれば理想的なのか、そのゴール
  • あれば関係資料の格納先共有フォルダや書庫のありかなど
  • その他権限が限定的なシステムの洗い出し

これを少しずつ作成しておきます。

縁あって転職先が決まり、退職の意思を上司に告げる際に、

「これが引継ぎリストです。これを引き継ぐ後任者をアサインしてください」

と言えば、上司はほぼ何も言わないと思います。

「みんな忙しいから用意できない」と言われたら、

それはこちらとしては知らない話です

そのリストを渡してシカトして取引先のあいさつや身辺整理をするか、

勝手に引き継ぐ相手を捕まえて引継ぎをしてしまいましょう。

退職予定日が決まれば引継ぎのスケジュールを作成する

退職予定日や有給休暇消化日が決まれば、

後任者との引継ぎ設定日やアカウント権限の移行など

スケジュールを設定していきましょう。

●月〇日までに引き継ぐ、といった予定を組んで、

その予定通りに進めていけばいい話です。

誰に何を引き継いで、それをいつまでに実施すればいいかわかれば、

ほとんどの上司は何も言わなくなると思います。

後任者が決まれば取引先にも挨拶しておく

業務でお付き合いがあった取引先やベンダー企業(開発をお願いしている会社)にも

挨拶をしておきましょう

転職先でもご縁があることもあります。

言葉を交わさず去る、というのは少し水臭いですし先方も戸惑うと思います。

「この度〇〇社を退職し、〇月〇日付で転職でチャレンジすることになりました。

今後の業務はXが担当することになりますのでお願いします」と

(表現はざっくりですが・・・)ご挨拶をすれば向こうも分かってくれます。

たいがいの場合は取引先からは激励のご挨拶を返してくれると思います。

しっかりお伝えできれば、その後は気にしなくていい

時々引き継いだ後も、「これが分からないんだけど」と、

退職後も電話やメールをしてくる前職の上司、社員がいます。

在職中にお伝えした認識、後任者が理解を示してくれたのであれば、

もう義理は果たしたも同然です。そのうえで退職後も連絡をしてくるのであれば

もはやそれは前職の上司・同僚の甘えです。

「もうすべてお伝えしたので、分かることはありません。」と毅然と切りましょう。

ていうか雇用契約が無いのに聞いてくるのは問題があると思います。

さらに言えば、残された人たちも新しい観点で業務を見直し、

より良くするという観点を持ってほしいものです。。。

まとめ:転職の意思を固めたときから慌てないようにしておこう

以上、転職時のスムーズな引継ぎでした。

引継ぎに関する書籍もありますので参考にしてみるのもアリだと思います。

会社がいざとなれば人を解雇できるように、社員はいつでも会社を変えることができ、

そこに義理や人情はなく、あくまでも契約上の関係だというのが私の考えです。

引継ぎなど気を使う必要はないと思うのですが、私も人の子です。

同僚や上司に恩義を感じることが多く、迷惑をかけたくないという事で

このように引継ぎリストを作成し、

上司にレビューしてもらって引継ぎを進めていきました。

皆様もぜひ転職活動する際には、同時に現職の棚卸をし、

引継ぎリストを作ってみてはいかがでしょうか?

皆様の円滑な転職を祈願しております。

転職会議

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