【おすすめ会議運営術】良質で時間通り進行する会議の運営

打ち合わせのイメージ

皆さん、おはようございます。最近は暖冬とは言え、朝は冷えますね。

昼との気温差が激しいので、体調管理にお気を付けください。

最近、私が取り組んでいる業務の中で、

社内の経費の適正化や生産性向上の取り組みを行っており、

その中で会議の効率的な運営についてまとめたりしたので、今日は

効率的な会議の運営術について紹介させていただきます。

大事な取り組みなので、皆さんに意識していただきたいですし、自分の中でもノウハウを定着させるためにも投稿したいと思います。

転職会議

非効率的な会議、多くないですか?

しんどい会議のイメージ

ビジネスマンとして仕事に取り組んでいる以上、

会議というのは一般的なイベント・避けては通れないタスクだと思います。

メンバーが対面で集まって、意思決定・意見交換をできるので、

案件を一気に進められる重要なイベントではありますが、一方で

目的意識も特になく、アジェンダ(議題)や会議のゴールも特になく、

何かを話したいのかよくわからない、集まるだけの会議に参加していませんか?

そういった会議は得てして非効率な要因があるものです。

非効率な会議は「なんで呼ばれたんだ?」とか「この時間は何の時間だろうか?」

というモチベーションの低下や、その時間で何も生み出さないという、

生産性の低下につながります。

そんな意味を見いだせない会議であれば、その時間で何か別の事をやりたいですよね。

会議というのは、しっかり準備をして、目的意識や、参加者の共通認識を持つことで

生産性を何倍にも上げ、タスク消化の滞留防止や承認プロセスの明確化につながり

効率的な業務につながるきっかけになるものです

2時間の会議で参加者が5人いれば、2時間×5=10時間分 時間が消費されます。

参加者の時給が3,000円だとすれば、3,000円×10時間=30,000円のコストがかかります。

役員の方だと、給料が高いのでもっとコストがかかりますよね。

その30,000円のコストをかけて何を生み出したか、という事を意識し、

効率的な会議を心がけていきましょう。

会議の案内を出すときには会議の内容を伝える

参加者に、会議参加のお願いを出すときは

「〇〇日 XX時に打ち合わせさせてください。」

という予定だけの案内では、参加者の予定が空いていれば参加してくださいますが、

参加者は心の準備ができないし、会議についての予習ができない状態です。

なので会議の議論内容など、会議当日に把握することになり、

議論内容の結論が出るのが遅くなります

近年の企業では会議の案内は

「Outlook(マイクロソフト)」や「GSuite(Google)」といったツールや、

メールで事前に参加者に案内を募るかと思いますが、

その案内の際に以下の情報を伝えておきましょう。

  • ・会議の日時・打ち合わせ場所・時間(会議時間は1時間以下がベター)
  • ・会議の目的
  • ・議題(箇条書きでOK)

最低限、上記内容を添えて案内しておけば、

会議の内容について参加者も把握することができ

有識者であれば関係情報を仕入れておいてくれるかもしれません。

また、「その内容だったら知ってるから会議は不要だよ」

などと教えてくれるかもしれませんし、

「その議題についてはXXさんが詳しいから会議に呼んでもいい?」など

思わぬ収穫や情報を案内時点で教えてくれることもあると思います。

事前に何を話すのか、会議の進行を伝えておくだけでかなり会議は効率化されます

会議の資料は事前に準備し、参加者に送っておく

会議資料

当日議論に関する内容は事前にまとめ、資料として参加者に送っておきましょう。

まとめる時間が無ければ、

先ほどの会議案内のアジェンダ(議題)をメモ帳にまとめておくだけでも

良いと思います。

話す内容をまとめておき、

事前に送っておくことで参加者にとって議論内容は見える化され、

参加者は会議内容について予習することができますし、会議の主催者自身も

会議の内容を整理することができます。

少しの準備で多くの参加者の時間の質を上げることができます。

会議前に少し時間を確保して、関係資料を作る時間を作りましょう。

ビジネスの世界では圧倒的に予習が大事だと思いますね。できるだけ打ち合わせ前に内容を把握し、自分の考えや方向性を整理しておきましょう。

関係資料はスクリーンに写し、議論を見える化しよう

プロジェクターのイメージ

会議資料やアジェンダを、参加者分、気の良い人であれば、

想定していない当日参加する人分も印刷して用意する、

なんて方も居られると思います

先ほどの例を使うと、5ページの会議資料を10人分+予備で15部用意するとすれば

それだけで5ページ×15部=75枚、紙を刷ることになります。

カラー印刷なんて、だいたい一枚当たり10円程度かかりますので、会議の資料だけで

75枚×10円=750円 かかってしまいます。

75枚印刷し、1部ずつホッチキスなどで留めると、

それだけでそこそこ時間がかかってしまいます。

じゃあ、みんな当日配布の資料を大事にするかというと、会議が終わって数日たつと

使われなくなったり、捨てたり、裏紙をメモ帳として使うのが関の山だと思います。

それだったら最初から紙で印刷せずに、ノートパソコン等を会議室に持ち込み、

プロジェクターなど、画面を投影し、資料を映しましょう

資料を視覚化し、打ち合わせで出てきた発言内容を、

簡単で良いのでパソコンで打ち込んでいきましょう。

(少しタイピングに慣れが必要ですが)

できるだけ早く議事内容をメモするコツは以下の記事もご確認ください。

参加者の前で発言内容を投影することで議論が見える化され、

ディスカッションが空中戦になることを防ぐことができます

議論内容を把握しながら話を進めることができるので、結論を出しやすくなります。

アジェンダと進行度を把握し、議論をコントロールしよう

充実した会議ほど、議論が活発化するものです。

時に会議が予定通りに進まなくなるほどに

活発化することもあります。

その時は主催者やファシリテーターが会議の進行を把握し、

「これ以上時間がかかると会議が終わらない」と判断した時は

「次の議題もありますので、この議題は〇〇という事で

いったん次に進んでよろしいでしょうか」

とか、ある程度まとめ、進めてしまいましょう。

そうでないと話したい内容を最後まで確認することができず、

会議の消化不良、もう一回集まる、

もしくは会議の終了時間が延長されてしまい

参加者の時間の浪費だけでなく、

次の会議で空きを待つ人にも悪影響を与えかねません

事前の会議案内送付時に議題ごとの想定時間を書いておいてもいいかもしれませんね。

正直なところ、煮詰まるまで議論しても、ある程度の時間で議論を打ち切っても結論の質はあまり差はない気がします。それなら打ち切り時間を設定して議論を進めた方が良いと思いますね。

会議での宿題や次回議論内容や結論はその場でまとめて送付

会議の内容は見える化しておくとその場で議論内容を把握しやすいので、

ぜひ会議の進行中に積極的にまとめていただいて、

以下の内容が見えるようにまとめておきましょう。

  • 議題の結論
  • ・宿題事項 誰が何をするか
  • ・次回会議があるときはその議題

その時の会議内容は綺麗にまとめなくてよいので、会議終了後にできるだけ早く

参加者に送付できるようにしておきましょう

記憶の新しいうちに議論内容を確認いただいて、

「言った言わない・これはやるはずだっただろ」

とか水掛け論になると、何のための会議だったか分かりません。

しっかり議論の内容を送っておきましょう。

会議中の発言を聞き逃さずメモするコツは以下の記事も参考にしてください。

まとめ:会議を効率的に運営し、満足度を上げよう

活発な会議のイメージ

以上、効率的な会議をするための会議運営術の紹介でした。

私はこれらを心がけ、会議の延長や議論の抜け漏れなどを激減させました。

会議はうまく運営すればアウトプット・プロジェクトの完成度を高める良いツール

になりますので是非心がけてください。

今はオンラインでのミーティングも多くなってきており、

これはこれで心がけるべき点がありますので、こちらもぜひご参照ください。

主催者は会議の成否をコントロールする重要さを把握いただいて、

「とりあえず招集をかけて、参加者が頑張って理解するように取り組んでほしい」

というのではなく、効率的に議論をするために、

主催者側がしっかり準備をして、会議をコントロールする意識を持ちましょう

以上です。

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