【名刺交換】名刺のスムーズな交換方法

皆さんおはようございます。今日もご来訪感謝です。

最近、仕事で社外の方とお打ち合わせをする機会が多くて、

名刺交換をすることが多くなってきました。

新卒時代の研修で名刺交換のマナーについて学んだのですが、

新卒時代はあまり名刺交換する機会がなく、名刺交換を体で覚えておらず、

転職以降に名刺交換をするようになったので、

「そういえば複数人と交換するときはどうするっけ?」とか

「名刺を渡すときは差し出す方が良いのか?」とか悩みながら名刺交換していました。

同じように名刺の交換マナーについて悩んでいる方がおられるかもしれないと思い、

マナー的にも問題なく、スムーズに名刺交換できる方法を紹介させていただきます。

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名刺交換は、昨今のコロナ禍のご時勢では減ってきたかもしれませんが、またいつか復活するかもしれませんし、知っておいて損はないです。

名刺を渡す前の準備

打ち合わせ開始前に事前に名刺入れに名刺を何枚か用意しておきます

打ち合わせセッティング時にあらかじめ人数を用意しておけば十分ですが、

お客さまが年次の浅い社員を連れてきたり、逆に上司が挨拶に同行したり、と

予定外の人数追加があり得るので、予定人数より多めに名刺を用意しましょう。

ちなみに、一度名刺交換した相手ともう一度名刺交換するのは

そのお方を覚えていないことになり、失礼に当たります。

所属部署など、変更があった場合以外は名刺を必要以上に何回も渡すことはやめましょう。

名刺交換しましたっけ?と言われると、ちゃんと覚えていてくれてないんだなと、少し寂しくなるのは私だけでしょうか?

基本的な渡し方

名刺交換のイメージ

お客さまを会議室に通した後、名刺を名刺入れから出します。

当日名刺交換する人数分名刺入れから出し、お客さまに「ご挨拶させてください」と

声を掛けます。

もしかしたらお客さまからお声がけいただくかもしれません。

どちらにせよ、「自分から声をかける」つもりでいると一歩の動き出しがスムーズです。

会議室でテーブルをはさんで対面越しになりますが、手荷物などを置いたら、

お客さま側に移動しましょう。

ご自身の名刺入れの上に名刺を少し浮かせ、下図のようにお客さまに読めるように

自分から逆に向けるようにします。

名刺を差し出す際のイメージ

「〇〇社(会社名) 〇〇部(部署名) XX(名前)です」と言って、

軽くお辞儀をする格好でお客さまに右手で名刺を差し出します。

お客さまも同じような姿勢で自己紹介してくださると思いますので、

その後は「頂戴いたします」と言ってお互いに名刺をいただきましょう。

いただいた後は自分の胸の位置より上に名刺を掲げながらそのまま席に戻りましょう。

名刺はその人自身の分身です。

無下に扱うと、その人を無下に扱うのと同じことになります。

名刺交換をした後に名前や部署などを一読し、「素敵な名前ですね」とか

少しアイスブレイクできるとなおGoodですね。

席に戻った後は、名刺入れの上にいただいた名刺を置き、打ち合わせに入ります。

名前を忘れてもその名刺を見ながら会話もしますし、すぐ片付けるのもマナー的に

失礼に当たりますのでおいておきましょう。

複数人と交換する場合

少し悩ましいのは二人以上のお客さまと名刺交換する場合ですね。個人的な感想ですが。

交換する人数分、名刺入れの上にご自身の名刺を置きます。

役職の高い方から順に名刺交換を始めます。

なお、役職の高さなどは会議室へのご案内時などの会話や雰囲気などで判断します。

恐らく、「ご挨拶させてください」と言った後に先方グループの中で、

促すようなしぐさを見せたりするので、

その時の雰囲気で役職を判断できるかと思います。

一人一人の渡し方自体は基本的には、先ほどの紹介の方法で問題ありませんが、

いったん交換した名刺を持ったまま複数人と名刺交換することになると思います。

その際、いただいた名刺は名刺入れの下側に、指で挟むように持って名刺交換に回りましょう

また、自己紹介も最初の方とは「〇〇社の~」と丁寧に読み上げ、それ以降の方は名前だけ

名乗って交換していくスタイルで良いと思います。

名刺交換が終わり、席に戻った際は名刺をいただいた方の席に沿って名刺を並べておくと、

名札のようになり、名前を間違えるという事もありません。

最上役職の方の名刺には名刺入れの上に置くような形をとるとベターかと思います。

打ち合わせ中の名刺はどうする?

打ち合わせのイメージ

打ち合わせの際は名刺はずっと机の上に置いておきましょう

いただいたその場で片付けてしまうのも失礼な話ですし、

名前を覚えるまでは名刺を置いておくことで名前間違いもなくなります。

また、会話の中で名刺に記載の話で盛り上がることもあります。

会議が終わるタイミングになるまでは名刺をちゃんとおいておきましょう。

名刺を片付けるタイミングについて

いつまでも名刺を置いておくことはできませんし、そのまま名刺を忘れてしまうと

失礼に当たります。

打ち合わせも終わりに近づき、「それではよろしくお願いいたします。」というような

会議の〆の挨拶のタイミングで、いただいた名刺を名刺入れに片付けましょう

そのタイミングでさっと片づける動作に入れると、それが帰る挨拶になり、

挨拶の後にありがちなグダグダした滞在も防ぐことができます。

コミュトレ

まとめ: 名刺交換は個人の成長にもつながる

以上、名刺交換のスムーズな方法の紹介でした。

名刺はお相手そのものと考え、大事に扱いましょう。

また、基本的な名刺交換のマナーなど紹介させていただきましたが、会議の途中で離席する方、

遅れて参加される方、会議室のスペース上の問題でマナー通りできないこともあるかと思います。

その時は一声かけて名刺交換をすれば失礼に当たりません。

残念ながら名刺交換というのは、臨機応変・空気を読むというのが重要になってきます。

しかし、名刺交換をすることで社外のコミュニティが広がり、

有意義な情報交換の場が出来上がります。ご自身の仕事に結びついたり、スキルアップにつながる

ことも多いと思いますので、積極的に名刺交換をし、コネクションを増やしていきましょう。

以上です。

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