【働き方改革】テレワークするためのツール紹介

テレワークのイメージ

皆さんこんにちは。今日もご来訪感謝です。

先日、政府の方から緊急事態宣言が出され、

不要不急の外出の自粛要請が出されました。

最近の新型コロナウィルスの感染拡大を防ぐために、

テレワーク・在宅勤務へシフトする企業もふえてきたとおもいます。

まさかとは思いましたが、

会社の端末・パソコンを持って帰っている人を見かけました。

夏休み前の小学生みたいですね・・・

急に在宅勤務にしなければ、、、となってもなかなか在宅勤務に

切り替える準備がないというのも正直な現状だと思います。

そこで、今日は在宅勤務・テレワークを行うためのツールを紹介させていただきます。

「テレワークとはなんぞや?」という方については以前の私の記事もご参照ください。

テレワークにおいて便利なツールがたくさん出てきています。それこそ紹介しきれないですが、興味を持っていただくきっかけになればと思います。

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会社環境へのアクセス・社員との連絡・資料の共有が必要

オフィスに接続している環境のイメージ

まず、自宅にいながら、出先にいながらでも、

通常出社と遜色なく社員とコミュニケーション・成果物の共有・社内システムなどの

環境アクセスが必要になります。

そのための環境づくり・パソコンの設定が必要ですね。

パソコン・スマートフォン・タブレットやインターネット環境は必須です

安心のNTTグループ『OCNforドコモ光』

必要なツールの紹介

リモート接続ツール

まず、社内のパソコンにリモートでアクセスして、操作できるツールの紹介です。

最悪これがあれば社内のパソコンに接続し、それを経由して

メールを送ったり資料を作ったりできるので、これがあればなんとかなります。

セキュリティ的には少し不安はあるのですが、操作したい社内のパソコンと、

社内のパソコンにアクセスしたい端末それぞれに準備をすればつなぐことができる

デスクトップVPN」というツールがおすすめです。

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しかし世の中にはリモート接続ツールはたくさんありますので、

いろいろ見てみて下さい。社内のSEも話を進めているかもしれません。

チャットツール

自宅で勤務しているととなりにいる人に聞きたくてもなかなか聞けません。

そんな時はチャット形式でコミュニケーションを取りましょう。

チャットツールは1対1のチャットだけでなく、

グループを作ってそこで自由に発言できるものもあります。

LINEやFaceBookのメッセンジャーでも十分チャットできますが、

お勧めしたいのは「ChatWork(チャットワーク)」と言う製品です。

Chatwork - 中小企業向けビジネスチャット 国内利用者数No.1
Chatwork(チャットワーク)はメール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にする国内利用者数No.1 の中小企業向けビジネスチャットです。社内外のコミュニケーション活性化や業務効率化を実現します。導入企業は30万社をこえ、ICTを活用したワークスタイルの変革や業務プロセスの革新をサポート...

上記にあげたグループ形式の会話くらいなら無料で利用可能ですし、

チャット形式とはいえ、資料の添付も可能で、結構パワフルです。

グループウェア

グループウェアは解釈はいろいろあろうかと思いますが、

簡単に言うと資料やお知らせを共有するためのバーチャルな活動の場です。

書類のフォーマットを共有したり、お知らせとして掲示板を作成したり、

社内申し込みのフォームを置いておいたり・・・

いろいろな会社の活動を支援します。

こちらもネットワーク設定をちゃんとすれば社外からアクセスも可能です。

MicrosoftのteamsやIBMのLotusなどありますが、

私が使いやすいと思っているのは「GoogleのG suite(スイート)」です。

サービス | Google Workspace
Google Workspace では、Gmail のビジネス用メール、Google ドキュメントの文書処理、Google ドライブのクラウド ストレージ、Google カレンダーの共有可能なカレンダー、Meet のビデオ会議など、さまざまな機能をご活用いただけます。

もちろんGmailでメールも使えますし、「スプレッドシート」といって、

エクセルに近い表計算ソフトも使えますし、

掲示板機能やチャット、web会議機能もありますので、

これさえあればリモートワークもなんとかなります。

リモート会議ツール

オンライン会議のイメージ


こちらは同じ空間にいなくても対面で話をしたいときに便利なツールですね。

こちらは最近注目されている「Zoom(ズーム)」がおすすめです。

Zoom Meetings: Video Conferencing With Chat | Zoom
ライブ メッセージやコンテンツ共有の機能をデスクトップとモバイルから利用できる、最新のビデオ通話です。 ミーティングのレコーディング、注釈、出席者による投票参加などの機能をご利用いただけます。

動画の画質も比較的安定ながら接続も安定しています。

チャット機能もあり、相手に質問したい時はチャットを送る事も可能です。

もちろんスマホでの利用も可能です。

少し難点があるとすれば、端末のスペックを

結構消費するので低スペックのパソコンだと使いにくいことでしょうか?

さきほど紹介したグループウェアでGSuiteを会社で利用していれば、Meetというツールが使えますので、そちらもおすすめです。

まとめ:在宅でもできる仕事は家でやろう

以上、テレワーク・在宅勤務をするためのツールの紹介でした。

今はテレワークの推奨期間という事もあり、比較的安価・もしくは無料で試せるように

各企業支援してくれていますので積極的にご利用いただければと思います。

新型肺炎を美化して言うつもりは全くありませんし、

早く日常は戻ってほしいのですが、

新型肺炎をきっかけに働き方が見直されていると感じております

もちろん出社しないといけない業務は一定数あると思いますが、その一方で

「出社しなくても業務を維持できるんだ」

という認識を持つ企業も少なくないのではないかと思います。

わざわざ通勤電車に乗らなくても、遠い会社に行かなくても業務を維持できる

と認識することで、自宅で柔軟に働くという考え方が整備されていくと考えています。

コロナウィルスが落ち着いて日常を取り戻しても、電車内や都心に人がまばらで、

ストレスフリーな街ができている、そんな風景を見てみたいですね。

以上です。

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