【リモート会議】オンライン会議をスムーズに運営するコツ

リモート会議のイメージ

皆さんこんにちは。今日もご来訪感謝です。

在宅勤務・テレワークが増えてきて、会社のメンバーとの打ち合わせを

Web動画や、電話・チャットなどで行う、

リモート会議」が増えてきていると思います。

リモート会議に慣れていないと、いつもの対面の打ち合わせと異なるので、

伝える量・精度が落ちてしまい、

生産性や認識合わせの質が悪くなってしまいますよね。

「じゃあやっぱり在宅勤務・テレワークは無理か・・・」とあきらめる前に、

リモート会議のコツをお伝えしますので、できるだけ出社せずに、

パフォーマンスを落とさない会議・打ち合わせ運営を

前向きに取り組んでいきましょう。

私は在宅勤務のための打ち合わせというよりか、

東京と大阪の頻繁な出張を防ぐために、

電話会議やWeb会議を数年前から継続的に行っていたので

ある程度リモート会議に慣れている自負はあります。

これまでの経験から、「リモート会議ではこうしておいた方が良い」という心構え

を紹介させていただきます。

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通常の対面型打ち合わせとリモート型の打ち合わせ、うまく伝えるためのポイントは共通して言えると思います。

打ち合わせの資料を事前に渡しておく

これは普段の対面会議でも同じことが言えますが、

打ち合わせに使う資料は事前に参加者に送付し、共有しておきましょう。

以前の会議の進行に関する記事もよろしければご参照ください。

事前に参加者に資料を見ていただくことで理解度が深まり、

会議の進行がスムーズになりますし、リモート接続ができない場合のリスクヘッジ

にもなります。

やはり、直前になってネットワークがつながらない、システムのトラブルなどで

リモート接続できない場合もありますからね。

その時は最悪、事前の資料をお互いの端末で開いていただいて、

会議を進めるという手もあります。

事前に資料を見てもらえると、リモートでは伝えにくい、資料の端っこや

細かいグラフの詳細に労力を割かず、資料を通して伝えたい事に

集中して話をすることができます。

リモート会議の接続など早めにしておく

これも通常の会議と同じようなことが言えるのですが、

Web会議システムへのログインや、オンライン上の会議場の作成など、

主催者が打ち合わせの事前に設定しておきましょう。

主催者が先に入っておかないと、

招集された参加者がその会議にログインできない可能性もあります。

参加者が会議開始時間になってログインとなったときに、会議場となるスレッドや

オンラインミーティングのURLなどがないと戸惑ってしまいますので、

できるだけ事前に設定しておきましょう。

ただでさえ慣れぬリモート会議、ログインやシステム立ち上げで

時間がかかってしまうと焦ってしまい、時間だけが過ぎてしまいます。

資料の共有モードを積極的に利用

GoogleのMeet、MicrosoftのTeams、Zoomなど、いろんなオンラインミーティングのツールが

ありますが、このようなミーティングツールは端末の画面を

共有するモードがあります。

この共有モードを活用することで、参加者に発表資料を手元で操作しながら

共有することが可能です。

対面の会議でプレゼンするのとそん色なく会議を進行できます。

「P2の右上の方のグラフをご覧ください・・・」などと

言うまどろっこさもなくなります。

資料の共有モードは積極的にご利用ください。

資料の文字・図は大きめにする

ミーティングツールで共有モードにすることで資料を

参加者にお見せすることができますが、主催者が手元で広げているサイズ感で

参加者が資料を見てているとは限りません

小さめのモニターで資料を見ているかもしれませんし、出先でスマートフォンを

使っているかもしれません。

普段の資料作りでも大事なことですが、資料で用いる文字のサイズや図は

できるだけ大きめに作成しましょう。

字が小さかったりすると、ちゃんと読めないので参加者の理解意欲が下がり、

生産性低下につながります。

以前の記事でも資料の準備のコツを記載させていただいておりますので、

それも併せて、資料作成の取り組み、振り返ってみましょう。

会議の開始や資料の共有時など、こまめに声掛け

オンライン会議で声をかけているイメージ

リモートで打ち合わせする際は、ちゃんと声が聞こえているか、

資料は見えているか、参加者に対してこまめに声をかけてあげましょう

うまく接続できておらず、聞こえていない人のために、ミーティングツールには

チャット機能もあります。チャットで呼びかけながら、

また別で電話などをしてあげながらフォローしてあげましょう。

参加者が多く、「接続大丈夫です。」や「聞こえています。」や

「資料見えています。」などの確認で時間がかかる、煩わしいと思った時は、

「聞こえていない人(or 資料が見えていない人)はチャットで教えてください」

と言って、しばらく様子を見、チャットに返信が無ければ会議を始める。

というような運営ルールもアリだと思いますし、

ツールによっては、

「挙手機能」(手を上げたり、いいね!みたいな表示をする、意思表示だけを行う機能)

もあります。

資料の説明もこまめに「資料は見えていますか?質問はありますか?」など

細かく声をかけていきましょう。

リモートでは直の反応が見えにくくなりますから、

積極的に参加者の様子をうかがう姿勢が必要です。

説明に夢中になるとこれがなかなか忘れがちになります。

手元のノートなどに「状況確認!」などメモを書いておくようにしましょう。

説明を聞いている時などはミュートにする

ミュートのイメージ

主催者だけでなく、資料の説明を聞く側も配慮できるとより

リモート会議がスムーズに進行できます。

例えば、資料の説明を聞いている間は、

手元の端末でミュート(無音)モードにすることで、オンラインで参加している皆様に

余計な雑音で集中力を削ぐ、説明の声を妨げることが無いように

配慮してあげましょう。

ご家庭から参加されている方は、生活音など漏れがちですからね。

ミュート機能はミーティングツールにほとんどついている機能です。

説明中は静かに聞き、質問や確認事項があるときはミュート機能を外して

積極的に発言しましょう。

発言するときにミュートを外すのを忘れないようにお願いします。

まとめ:リモート会議をうまくやると生産性向上

以上、リモート会議でスムーズに、生産性良く会議を進行するための

コツ・心構えの紹介でした。

資料の準備や、事前の会議設営はリモートか、対面かの違いがあるだけで、

基本的には事前の準備が会議の効率を決めると言っても過言ではありません

事前の準備が必要なのは対面の打ち合わせも一緒ですね。

今は緊急事態宣言に伴うテレワークが暫定的に取り組まれていますが、

この取り組みをきっかけに、「あれ?在宅勤務でも意外といけるんじゃない?」

となると、リモート会議・オンラインミーティングが

平常に戻っても積極的に使われるようになります。

そして、リモート会議が通常の会議になってくると思います。

その時に対面会議じゃないと話しできない、では厳しいと思います。

もちろん対面会議でないと進められない重要会議もあると思いますが、

それ以外は積極的にリモート会議で仕事を進めていけるよう、仕事の仕方を

振り返ってみましょう。

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