皆さんこんにちは。今日もご来訪感謝です。
今、日本各地で梅雨入りですね・・・
ジメジメして気持ち悪いのに加え、新型コロナウィルスの感染防止のため、
気温が上がってきたのにマスクをしなければいけないのが、
余計に体感気温を上げていて辛いです。
ところで、今日はビジネス上の課題整理のためのフレームワークを紹介させていただきます。
私も普段の仕事で課題整理をするなど、一定の考え方を持っていて、
その方法をいくつか紹介させていただければと思います。
フレームワークって？
フレームワークは、日本語でいうと「枠組み」です。
課題を考えるために固める「枠」のようなものです。
何か課題を考えるためのフォーマット・形式やテクニックのようなものですね。
「課題を考えるなんてそんな決まった方法なんてあるわけないだろ」と
お思いかもしれません。
確かに会社の課題と言っても千差万別、星の数ほどあろうかと思いますが、
課題の複雑さ故、考え無しにアプローチをしても、すっきりせず徒労に終わることも
多いと思います。
数学にも、公式や定理のような決まったアプローチがあるように、
ビジネスの課題にも一定の解法・課題解決のためのアプローチがあります。
それがフレームワークです。
今回は私がビジネス上の課題や施策検討のうえでの優先順位を決めるために
使っているフレームワークを紹介させていただきます。
「言われてみたら当り前の考え方じゃないか」と思われる
フレームワークもあるかもしれませんが、基本の振り返りと、
ご自身のフレームワークのレパートリーを増やすきっかけになれば幸いです。
課題は確かに千差万別ですし、アプローチの仕方に正解があるわけではないですが、課題整理のアプローチを理解していると安定した考え方ができますし、精度も上がります。
マトリクス
マトリクスというのは、タテとヨコ(行と列ですね)で要素を書き、
マスを書きます。タテとヨコの要素ごとでマスの性質が決まるので、
要素ごとの課題を考えやすいですし、考えるべき要素に漏れが出にくいのが
このマトリクスの良いところですね。
MECE(もれなく・ダブりなく)で効率的に考えやすい整理方法です。
簡単な例で恐縮ですが、ビジネスの課題を重要度と緊急度の二軸で整理するとします。
重要度と緊急度をそれぞれ、大、中、小で整理すると仮定すると、
以下のようにマトリクスを考えることができます。
※課題項目はフィクションで書いています。
このように重要度と緊急度で課題を整理・見える化して、チームで課題の割り振りを
認識合わせすると、議題のたたき台としてとても効率的だと思います。
またお客さまとコミュニケーションに課題があると感じたときは
お客さまとのコミュニケーション手段(電話・メール・チャット・・・)と
お客様の属性(非会員・一般会員・ロイヤリティ会員・・・)の二軸で考えると
課題を漏れなく考えることができると思います。
ただ、3点以上の要素を考えるのは少し難しいので、
マトリクスでは優先すべき2要素に絞って検討すべきだと思います。
縦軸と横軸を何にするかは、分析の内容によると思います。上司や有識者と認識合わせをしながら、ぶれずに分析するようにしましょう。
フロー図
フロー図は、業務の流れをボックスと矢印で視覚的に整理したものです。
細かいルールはあるのですが、とりあえず、以下のように成果物やイベントを長方形、
分岐点はひし形、流れは矢印で書けば大まかに業務を現行業務や理想図を整理することができます。
これは複雑化された業務を見える化したり、誰かに業務内容をお伝えするのにとても有効です。
下図はシンプルな、フィクションの業務による契約からの発注のフローの例ですが、このように書くと
業務の時系列とイベントを見やすいですね。
どこに無駄な流れができているのか、
フローのボトルネック(業務遂行の上で滞る、詰まりのようなもの)が発生しやすいのか、
分かると思います。
先ほどのマトリクスと組み合わせて、横軸に対応部署、縦軸に納品物の状態のように
担当と状態を組み合わせて業務を整理するとより詳しく業務を理解できるかもしれませんね。
難点としては、フローが複雑すぎると矢印とボックスが増えすぎて、スパゲッティコード
(線がうじゃうじゃして絡まってしまっている様子)になってしまって、
何が何だか分からなくなることです。
その時は一つのフローに全部収めようとするのではなく、
工程を細かく分けて複数ページでフローを整理する必要
があるかもしれません。
ロジックツリー
ロジックツリーは以前、ロジカルシンキングでも紹介させていただいた課題アプローチ法です。
課題を大枠から細かい要素にブレイクダウンしていって、どの要素が大きな原因になっているのか、
効果的な課題はどこにあるのかを見つける方法です。
具体例などは、上記の記事をご参照ください。
KPI(Key Performance Indicator：「重要経営指標」「重要業績指標」などの意味)に
大きな影響を及ぼすドライバーがどこにあるのか、見える化しやすくなります。
マトリクスやフロー図とは異なり、3個以上の要素もある程度検討しやすいので、
まずはロジックツリーで優先順位が高い要素をあぶりだし、
マトリクスやフローで詳細に課題を見える化する、
という流れが割とアプローチしやすい王道パターンと思います。
まとめ：課題を考えるための枠組みがあると考えやすい
以上、課題解決のためのフレームワークの紹介でした。
課題解決のための整理方法、アプローチ方法はたくさんあります。
課題がどんなものかヒントが欲しい時、
ブレインストーミング(制限なしで、意見を出し合う会)形式で
課題をランダムに出す、という方法もあります。
ネットで「課題解決方法」などで検索するといろいろ出てくると思います。
ぜひ、ご自身に合うアプローチ方法を見つけてください。
あたしは今日の記事で紹介した方法でよく整理をしたり、プレゼン資料のための
図を作ったりしますが、結構受けがいいです。
また、いきなり綺麗に整理をするのは大変だと思いますので、
機会があれば少しずつ実践して慣れていってください。
会社の課題解決貢献の一助になれば幸いです。
以上です。
