【伝わる文章】分かりやすい文章の書き方

文章のイメージ

皆さんこんにちは。今日もご来訪感謝です。

最近、会社でもプレゼンテーションの資料を作成したり、

セミナーの報告レポートを書いたりと、

文章を書いて何かを伝えるという事が増えてきました。

元々、学生時代は卒業論文や修士論文、就職活動のための小論文、

会社のプレゼンテーションや役員承認のために資料を作成したりと、

文章をよく書きます。

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私が運営しているブログでの記事投稿も、作文の一種ではありますね。
今では2,500字~4,000字程度の記事であればすぐ書けます。

長文を長く書くこともあれば、簡潔にかつシンプルに書く状況でも文章を書いたりします。

就職活動で自分の文章作成力の自己PRするために、空白に文章をびっちり書いて

内定をもらったこともあります。

文章をうまく書くと、それだけ多くの事が人に伝わり、

話を聴いている人の心を動かしたり、行動をさせたりします。

そこで、私が普段心がけている文章作成のコツを紹介させていただきます。

常套手段もあれば、私ならではの、癖のある文章術もあるかもしれませんが、

文章作成にお悩みの方に少しでも参考になればと思います。

どんな形式が伝わりやすいか、文章の構成を考える

まず、誰かにお伝えするための文章の形式を考えましょう。

箇条書きに事柄をまとめて簡潔に書くのが良いのか、

収集した情報を事細かに書いて論文形式で書くのが良いのか、

マニュアル的な位置づけで一つ一つ丁寧に書くのが良いのか・・・

まずは文章を書く形式を決めましょう

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書く形式を決めることは、筆を走り出させるための、いわば「助走」になります。

文章の構成を決めることで、伝えたい内容を頭の中で整理できますので、

文章を書きだしやすくなります。

文章の形式を固定できると、いわば「器」ができます。
器ができるとスムーズに書き出せます。

主語と述語、目的語はできるだけ明確に書く

文章を書く際は、主語・述語・目的語など

「誰が・何を・どうした」の情報は明示しておきましょう

当たり前に見えるかもしれませんが、これが意外と失念しがちになるのです。

例えば、新入社員が一日の業務日報を書く場合を想定し、

今日はA先輩に就業規程を教えてもらい、教えてもらった後に就業規程の要点をまとめた旨を

伝えたい、と仮定します。

「誰が・何を・どうした」を意識すると

「今日私は、A先輩に就業規程と業務ルールを教わりました。

就業規程の内容は忘れないよう、就業規程の要点をまとめました。

その内容は・・・」となるのですが、

意外と陥りがちなのは以下です。

「今日、就業規程と業務ルールを教わりました。それから要点をまとめました。内容は・・・」

となりがちです。

前提条件を知っている社員(例えばA先輩に報告)であれば十分かもしれませんが、

まず、「教わった」とあるのに、「誰に」教わったのかが書かれていません。

要点は何(就業規程なのか、業務ルールなのか)をまとめたのか記載がありません。

シンプルに書くことを心がけたとしても、「誰が・何を・どうした」は抜けないようにしましょう。

よく営業担当のプレゼンなどを見ていると、「これは誰の話ですか?」とか聞くと結構うろたえられることがあります。書き手は文章を作成している時に無意識に書いてしまい、意外と忘れるものです。

指示語・代名詞は極力避ける

指示語(この・あの・こちら・あちら など)や代名詞(彼・彼女・それ など)は

できるだけ避け、その内容を示すものをしっかり書きましょう。

基本的に指示語や代名詞は、示すものや事柄が目の前にあることを想定したときに使う方が

良いです。

文章で書く場合は、基本的に目の前に示すものが無いと考え、指示語や代名詞は避けるべきです。

指示語を使えるのは、示すもののすぐ後ろで書く場合です。

(例:私は今日の18時に出かけた。その時・・・)のような感じです。

〇〇社の△△部長は18時に当社に訪問し、私とXX課長が応対し、取引について話しをしました。

彼の話としては・・・となると、「彼」が△△部長を示すのか、XX課長を表すのか分かりません。

「彼」を〇〇部長と書いてもそこまで文章量が増えるわけではありませんし、

冗長になるわけではありません。指示語と代名詞など、あいまいな表現はできるだけ避けましょう。

「あちらにおられるのが〇〇社の課長です。」というように、指示語・代名詞は対面している時などに使うべきです。指示語でうまく伝わる文章は、小説家レベルの文章力が無いと難しいと考えましょう。

できるだけ、同じ助詞は繰り返さない

夢中になって文章を書いている時は「~の~の~の~の、~の」と、

助詞を繰り返し書いてしまいがちです。客観的にみると、とても違和感がある文章なのですが、

意外と書いている時は気づかないものです。

例えば「△社〇〇部長名刺右上肩書を見ると、取締役と書いていた」ですと、

「の」が4連続で書かれており、少しまどろっこしくなります。

同じ助詞は、せいぜい2連続でとどめておきましょう。

「△社の〇〇部長に名刺をいただいた。名刺の右上に書かれている肩書を見ると・・・」

というように、場合によっては文を分けながら、助詞の繰り返しを避けましょう。

同じ助詞を繰り返しながら書くと、後の章でも触れますが文章が長くなりますし、
まどろっこしくなって読むにくくなります。

できるだけ一文は短くする

先ほど記載した、「助詞を繰り返さないように」意識をすれば自然と定着しますが、

できるだけ一文は短くしましょう。

修飾語などはできるだけ完結にし、文章が長くならないように注意しましょう

文章を一通り書き、見直しをする際に、心の中で朗読して

「一息で読むと息苦しくなりそう」と思ったら、一文を分けることを検討した方が

いいかもしれません。

後ほど述べますが、伝わりやすい文章を書くためには、見直しや推敲が重要です。

最後に見直しし、誤字脱字ゼロを目指す

文章を作成できたら、5分でも10分でもいいから、見直す時間を作りましょう

見直しの際に意識すべきポイントは以下です。

  • 誤字脱字は無いか
  • 一文が長くないか(一息で読むと息苦しくならないか)
  • 伝えたいことがぶれていないか(書いていると当初の思いからずれがち)

心の中や小さい声で何回か読みなおし、文章に違和感が無いか確認しましょう。

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誤字脱字などあると、読み手に「私の報告はいい加減でもいいと思っているのか」と

落胆されかねませんし、誤りに目が行ってしまい、資料の内容に集中できません。

少しでもいいから見直しする時間を取りましょう。

誤字脱字などは、資料の本意を変えるものではありませんが、「神は細部に宿る」です。「【プレゼンは下準備が大事】プレゼンテーション資料の準備について」もご確認ください。

まとめ:ケースバイケースで文章校正を検討し、最後は見直ししよう

以上、良い文章を書くためのコツ・心構えについてでした。

そこまで劇的な改善策は書いておらず、当たり前の事なのですが、

意外と心がけないと忘れがちなものです。

文章の見直しのポイントとして意識していただけると、

かなり文章が改善されるのではないでしょうか。

日常の文章作成時に心の片隅にとどめておいていただければと思います。

以上です。

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