【負荷を下げて質を上げる】質の高いアウトプットのレビュー方法について

資料のレビューをお願いしているイメージ

おはようございます。今日もご来訪感謝です。

大型の台風がそろそろ上陸しそうです。

新幹線・飛行機・高速道路の渋滞も当初より前倒しでピークが来そうです

天候が悪い時は帰路につくことを見合わせる等、無理せず対応してくださいね。

ちなみに、田舎に帰ることを帰省とか帰郷というのですが、

田舎から自分の生活圏に帰る言葉はないそうです。

離郷とかっていうのも変ですしね。。。

本筋に戻ります。

今日はビジネスマンにとって必要不可欠な作業と言える、

レビューについてお話しさせていただきたいと思います。

レビューとは?

Amazonや楽天などの通販サイトでも、レビューというのがあります。

この商品は良い、あの商品は悪いとかありますが、

レビューの意味は「批評・調査」という意味であり、ビジネスにおいては、

成果物の検証・チェックを意味します。

上司から部下へ仕事の依頼が来たとき、「〇〇の調査頼む」に付け加え、

「できたら結果を見せてくれ」という言葉が添えられると思います。

人によってはとても憂鬱な気分になる言葉かと思います。

いろいろ言われることもあり、実は私もあまり好きではありません。。。

ビジネスにおけるレビューの意義

そもそもレビューの意義って何でしょうか?

上司に見てもらって完成度を高める?上司が安心感を得る?いろいろ考えられますが、私は

こんな感じかな?と考えております。

抜け・漏れ・リスク・課題をより多い目でチェックし、成果物の完成度を高める

まずはこれが大事な要素だと思います。

誤字脱字、事実抽出に漏れはないか、想定されるリスクや課題に漏れはないか

経験値や視点が異なる方に見てもらうことで、

ポイントが異なり、かついろいろな視点で成果物に色付けをしてもらうのです。

より洗練された成果物にするための大事な作業です。

視点がハイレベル(より広い視野という意味で)になる上司や、

レポートラインとは限らず、有識者に見てもらうというのも一手ですね。

上司に成果物の責任を委譲する

私はこれが最も大事なレビューの要素だと考えております。

上司→部下に仕事を振った際、いわば、部下に上司の代わりとなって手を動かしてもらいます。

部下の成果物の完成度や内容の保証を、最終的には上司が担保しなければなりません

見積もりであれば、それはお客様に出して問題無いものになっているか。

役員のプレゼンであれば、誤ったことを述べていないか、

自分も部下の書いたことにAgree(同意)できるか、

プレゼンの表記に揺れやフォントのずれはないか。

分析結果であれば、分析の前提やデータの出所に誤りはないか。

そもそも分析の内容と提案内容に矛盾がないか。

などなど。。。

部下が第三者にその成果物を出す際に、指摘や不明点の解決・宿題や追加調査事項の発生に

上司が責任を持てるよう、確認しておく必要があります。

また、部下が出す収益の成否も責任をもたなければなりません

正直、その観点を持っていなくて、形骸的・形式に成果物をチェックし

(もはやチェックしていませんが・・・)、

大事なプレゼンや収益計算の際に、

部下に責任を押し付ける上司が少なくないというのが実情だと思います。。。

それはとても嘆かわしい自体ですし、上司としてどうなの?という感じですね。

誰にも成果物を見せない状態だと、何かあったときに上司やプロジェクトチームは責任を持てません。チームで確認し、承認したものとして進め責任を委譲してしまいましょう。

レビューの際に心がけるべきこと

では成果物の精度を上げ、レビューをする方・される方お互いが幸せになれるレビューの

心がけを紹介させていただきます。

部下が心がけるべき点

レビューは受ける側、部下も心がけるべき点があります。

こまめにレビューポイントを入れる

レビューのタイミングで成果物を見せるだけでなく、チェックポイントを何点か用意しましょう。

成果物作成の指示が出た時点では、上司も考えがまとまっておらず、いうなれば指示が曖昧なことが

多いです。

成果物が少しずつ形になっていく過程を見せると、考えもだんだん整理されてきて、

そこで初めて「やっぱりこうしてみよう」と意見が変わったりすることもあります。

なので、細かく上司とのレビューポイントを設定しましょう。

出来上がった後に「やっぱちがう・・・」と指摘されて大幅に直すより、出来上がり途中を見せて

少しずつ修正する方が手戻りも少ないですしね。

成果物を作ったときの作業の全量を伝える

まず、成果物の範囲を伝えます。

今回の資料は何に関しての分析なのか、

どの内容を割愛しているのか、

何を仮定しているか

などなど、全体感を伝えましょう。

成果物作成途中に資料のスケルトン(資料の構成)や概要など、ざっくり作っておいて

早めに認識を固めておくとよりスムーズですね。

見てほしいポイントを伝える

分析内容、見積もりなどをどういう方法・手段で行ったかを伝えます。

上司はこの内容を見て、どういった観点で検証をすればよいのかイメージを固めます

例えば、「会議の資料50部刷ってくれ」と依頼した場合、

とある部下は50部全部印刷して、自分でホッチキス止めなどしている場合、

上司は50部全部をチェックしなければなりません。

それを伝えずに50部チェックをお願いした場合、上司はおそらく1部だけ見てOKというでしょう。

それでは作業内容を考慮したチェックになっていません。

また、とある部下は複合機でホッチキス止めまで行ったとします。

作成した一部はセルフチェックして問題ない旨伝えれば、

上司はその一部で問題ないことを確認すれば、

50部は複合機で作成しているので大丈夫だと確信できます。

検証ポイントを抑えたうえで検証負荷も少なくなるので、

作業の時から上司の検証負荷を意識できると尚良ですね!

考え・結論を伝え、ジャッジの可否を促す

成果物を作って「見てください」で終わりではなく、その成果物を通して、

自分なりの結論とか、提案などを添えて、伝えましょう。

その成果物から何が見えたか、上司と考えを共有し、

より責任を上司が持てるようにするために必要です。

成果物というのは自分の考えの結晶です。価値の大小かかわらず、

成果に意思を持てるようにしましょう

上司が心がけるべきこと

上司が心がけるのは、部下が心がけるべきことの裏返しでもありますが以下のような感じです。

部下の作業に漏れがないかを考える

成果物を作るうえでその作業内容に漏れがないか、仮定に不備がないかを確認しましょう。

漏れや不備を指摘する際は成果物に対して指摘をし、人間性には触れない

これもよくありがちなのですが、成果物の不備を指摘する際には、

「ここが抜けているぞ、だからお前はダメなんだ」みたいな

人間性を絡めた指摘をするケースが散見されます。

人間性を否定するとその部下を委縮させますのでやってはいけません。

漏れを見つけても、「ここの分析に〇〇の観点も入れた方がよりよいレポートになるぞ」など、

成果物への指摘と、成果物がさらに良くなる旨の前向きなコメントを付け加えましょう。

そもそも仕事の依頼時に方向性などを部下とFixしておく

仕事を依頼する際に「〇〇頼む」と一言で終わるだけでなく、何のためにやるのかという目的や、

調査の観点のアドバイス、

どこどこまでできたらチェックするから声をかけるようお願いする、

進捗遅れそうなら相談するようお願いする、

などできるだけ細かく方向性をFixしておくべきだと思います。

これらのお願いがないまま依頼をしても、責任のない、ただの丸投げです。

より良い成果物にするためにも、

今後の部下の成長のためにもしっかりFixしておくべきだと思います。

まとめ:上司は自分が振られる側の気持ちになって、部下は上司の立場で

以上、成果物のレビューの準備方法と、レビューする方とされる方の心構えの紹介でした。

上司は、「こう依頼したら部下もどうしたらいいか悩まないよなぁ」と

仕事を振られる部下の気持ちになって考え、

部下も「こういうポイントでレビューで見てもらえれば上司も何を見ればよいか分かるよな」と

上司のポイントに立って考えましょう。

レビューというのは、上司もしっかり見るべきなのですが、部下も心がけによっては

見られる方も主体的に実施できる建設的なディスカッションの場になります。

見られて、一方的に指摘されて終わるというレビューより良いものが出来上がります。

見られて終わりではなく、レビューを通してお互いに成長できるよう、

しっかり準備をしましょう。

セルフチェックの観点として、ご参考いただければ幸いです。

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