【インバスケット思考】限られた時間を最大化しよう!

おはようございます。今日もご来訪、感謝です。

お盆も最終日になってしまいました。

なんか特に遠出したとか、実家に帰ったとかはせず、全体的にのんびりしたお盆でしたね。

暑いのと台風でなんか動きにくかったお盆でしたね。完全な言い訳ですが。。。

さて、今日の本題に入らせていただきます。

インバスケット思考について

今日は、インバスケット思考について紹介させていただきます。

あまり聞いたことない思考法かと思いますが、実はすごいんです。

インバスケット思考が身につくと、限られた時間の中で的確な判断の元、処理すべきタスクを

優先順位付けて処理していくことができます。

鳥原隆志さんの本に出会い、自分のタスク管理の考え方ががらっと変わったので、

それを紹介できればと思っています。ぜひ本もご一読ください。

自分なりに解釈してかみ砕いて書いています。

内容詳細はぜひ上記の本も読んでいただければと思いますし、

鳥原さんの本は他にもたくさんあるので読んでみてください。

参考になる考えが多いですよ!

インバスケット思考は仕事以外の生活でも大事にしたい、個人的には重要だと考えている思考法です。

インバスケット思考って何?

インバスケット思考はもともと軍人育成のトレーニングを、

ビジネスマン向けに取り入れたものだそうです。

軍人は戦場などで限られた時間の中で的確な判断を行わないと生命にかかわってきますので、

限られた時間で最善の判断力を養うトレーニングが確立されやすいのでしょう。

そのトレーニングをビジネスマン向けに変換し、限りがある期限の中で、

許容量を超えたタスクを上から漫然と処理していくのではなく、

順位を立てて効率的に行っていくものです。

例にすると水道から出てくる水と受け止めるコップがあって、水がタスク

コップが処理能力だとしたら、コップを大きくするのではなく、

水の量を調節する手法ということになります。

なかなかコップの大きさという、処理能力は瞬時に変えられませんからね。

※とはいえ、自己啓発としてコツコツ、コップの大きさを大きくするトレーニングをするのも大事です。

インバスケットにおける大事な考え方をかいつまんで紹介させていただきます。

スケジュールを逆算式で段取りする

業務が始まって、やらないといけない仕事を順に処理していき、全部終わったら帰る。

そんな積み上げ式のスケジュール管理をしていませんか?

積み上げ式をすると、他から急な依頼や突発事項が入るとその分スケジュールが延長してしまいます。

電車で目的地に行くという事で例えると、出発地に今から出れば何時に目的地に着くだろうか?

という事で計画するようなものですね。

対して「逆算式」のスケジュールは、何時に帰るかをまず考えます。

何時に帰るかを設定した後、それまでにやっておくべきタスクを考えます。

定時終わりに飲み会が予定されていると、早く仕事が終わりませんか?

飲み会という期限付きのイベントがあるために、逆算式にスケジュールを立てられている

好例だと思います。

目的地に〇時に着くには何時に出発したらいいのか、考えるというものに似ていますね。

最近は打ち合わせで帰りが遅くなり、自分で調整しようのないタスクで残業してしまったりしています・・・

重要度×緊急度の二軸で優先順位を考える

タスクを以下のように、重要度と緊急度の二軸で整理をします。

重要度は仕事のインパクトの大きさ、緊急度は期限の迫り具合を表しています。

重要度と緊急度のマトリクス
重要度×緊急度のマトリクス

重要度高 緊急度高 

影響も大きく、期限も直前に迫っているようなものですね。

システムの不具合、重要顧客のクレーム・重要案件のアサインやプレゼン、などがあります。

期限を超えてしまうとビジネス・個人に重大な影響を及ぼす可能性があるので、

何よりもまず処理していく必要があります。

このタスクは元々作り出さないように潰しこみが大事ですね。

重要度高 緊急度低

すぐどうこうなるわけではないがやっておくべきものです。

大きなビジネスにつながる・トラブルを抑えるための種まきのようなものです。

収益が大きくなりそうなビジネスにつながるネタ探し、最新技術の勉強

自分自身のスキルアップ、部下・後輩の育成、業務の手順書作成

自動化によるリソース削減の仕組み導入 などでしょうか。

大きなプロジェクトにアサインされて慌てないように、自分自身のスキルを磨く

ということも大事ですね。

それ自身は緊急度が低いので劣後しがちですが、このレベルのタスクに着手し、

対応する時間を作っていかないと重要度高 緊急度高 の案件に育ってしまう可能性があります

そうなるとタスク処理というコップに、タスクという水がたまりこぼれてしまう事態になります。

この範囲内には、忙しくなるタスクを潰すようなことを考えたり、重要なタスクが多かったりします。ぜひ積極的にタスクに取り組む時間を作りましょう。

重要度低 緊急度高

重要度は低いが、やらないといけない状態のタスクです。

程度の低いシステム不具合、収益の小さいクレーム対応、事務処理などにあたるかと思います。

誰かにお願いする、自動化する、アウトソーシングするなどしてできるだけ手を空ける、

重要度高 緊急度低案件にそそぐ時間を付けられるように、

できるだけなくしたいタスクになります。

多くの人が手を取られがちな象限のタスクになると思いますので、

減らしていきたいところですね。

この範囲のタスクばかりしていると、それなりに充実感はあるかもしれませんが、あまり良いアウトプットを出しているとは言えない状態になります。

重要度低 緊急度低

インパクトもなく、期限もない案件です。

CCのメール、社内食堂のメニュー考案のためのアンケートとか?になるでしょうか。

ここも誰かにお願いするなどでもいいですが、

思い切ってやらないということで時間を空ける

という事も有効です。

他のタスクとの連関を考えて優先順位をたてる

重要度と緊急度を考える際、他のタスクと関連があるかどうか考えると良いですね。

Aというタスクは、Bというタスクの前に裁かないといけないものであり、

Bが重要度高いタスクだとしたらAから裁かないといけません。

例えば、後輩育成をしなければならないとき、

そのためのカリキュラム・運用を整備するのは先行して処理しないといけません。

部署横断のプロジェクトや仕事があるときは、まず他部署のメンバーに調整をしたり、

会議で認識合わせをするなどのタスクが必要になってきます。

根っこからタスクを抜き取り、にょきにょきタスクが生えるのを防ぐ

あなた自身の作業として、重要度高 緊急度高のタスクをずっと発生させている根本を考え、

それを絶やすことができる業務を考えましょう。

例えば確定申告の処理が期限付きで大事なもの(重要度緊急度ともに高)であれば、

RPA(Robotics Process Automation:決められたタスクを自動で処理してくれる仕組み)

を導入して、領収書などを取り込み自動で確定申告を作成するような仕組みを導入するなど、

があります。

雑草のようににょきにょき生えてくるタスクを発生させないように、

根っこごと絶やすようなタスクや対処策を考えるべきです。

まとめ:逆算式でスケジュールでゴールを設定し優先順位を立てよう

以上、インバスケット思考の紹介です。

逆算式でスケジュールを立てて、帰る時間や段取りを設定したうえで、

優先順位を立てていきます。

大事なのはご自身の中で大事にすべき優先順位は何か?ということです。

それは仕事の中で考えてもいいですし、プライベート・将来の夢踏まえながら考えてみて、

例えば業務終了後は自己研鑽したいとか、家族との時間を過ごしたい、とかそれを逆算式で

考え、タスクの優先順位を立てれればと思います。

他にもタスク処理で紹介したい話がありますのでまた投稿させていただきますね!

鳥原さんの本はぜひ参考になりますので読んでみてください。

私もまだまだ時間マネジメントや効率化については勉強中です。

一緒に頑張っていきましょう。

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