皆さんこんにちは。今日もご来訪感謝です。
ここ1～2年(2020年から2021年)はコロナ禍でビジネス・面接もFace to Face-対面- の取引や面談、
契約行為が制限されてきました。
実際営業行為の制限、契約フローの遅延で苦労される場面も多くなってきた会社、
営業担当者様も多くなってきたと思います。
また、コロナ禍でなくても契約行為は面倒くさいものです。
ハンコや現地に赴いての捺印、署名が必要だったりで、
契約をするためだけに現地に赴かないといけないという事もしばしばあると思います。
契約書類もそのためにプリントアウトするという手間もあります。
そこでそんな手間を省く、リモートやオンラインでも契約行為を進められる、
「電子署名・電子捺印」を紹介させていただきます。
是非、参考になればと思います。
だんだん、ハンコレス・サインレスになっていく世の中ですね。本人かどうかの確認や詐称行為への悪用など課題はあると思いますが、だんだん契約行為に制約がなくなってくるのはプラスにとらえたいですね。
電子署名はメールなどで契約者に送ることができ、電子上でサインが可能
電子署名・捺印をこれからはまとめて「電子署名」と記載させていただきます。
電子署名は、契約書面をWebにアップロードでき、そのWebページのリンクを
契約者に対し、メールなどで送ることができます。
契約者はそのリンクを開くことで契約書面を確認し、サインや押印をすることでができます。
スマートフォンやタブレット端末で契約書面を開き、指でなぞったり
タブレット専用ペンを使う事で書くこともできます。
また、少し書きにくいですが、マウスで字を書くことも可能です。
このようにPC・スマートフォンなどのデバイス上で、
遠くにいながら契約書面にサインすることが可能です。
最近は営業や、点検でも担当者がタブレットなどを持参し、その場でタブレットでの説明や署名を
求めるようになりましたね。便利な時代になったものです。
テレワークも多くなってきて、なかなか会社で書類記入、というのも少なくなってきましたね。
「【テレワーク実践】テレワークをしてみて感じたことを紹介」でテレワークによって変わったことなども考えておりますのでご参照ください。
有名なのはDocuSign、契約行為を証明できるものとお墨付き
電子署名で有名なツールは「DocuSign(ドキュサイン)」です
大手・有名企業も導入しており、セキュリティや安定性の面でも多くの認定をもらっており、
もっとも普及している電子署名ツールではないかと思います。
欧米・日本での情報セキュリティ基準を多く満たしていると認定されております。
もちろん電子署名一件あたりのコストは高めですが、安心安全なツールの部類です。
有名でなくても、規模が大きくなくてもOKであれば1件当たりのコストが安い、
いろいろな電子署名ツールがありますので、ぜひ調べてみてください。
DocuSignは世界で数百万ユーザー、数億の顧客が利用している大きなツールです。まずDocuSignを理解すると電子署名の代表的な使い方を理解できるかと思います。
課題はあるが、遠隔でも契約可能。印刷する必要もなしで、郵送コスト削減も可能
便利な電子署名ですが、課題も多いです。
ツールの使い方を理解できず、契約書面を理解できないまま契約するという恐れもあります。
慣れも必要だと思いますし、
Webの操作やデジタルの感覚を身に着けることが重要だと思うのですが、
契約の内容をしっかり把握できないと痛い目にあいます。
これは電子署名の良い面でもあり、悪い面でもあるのですが、
法律上でも、電子上のサイン・署名は契約行為に有効であると認識されております。
電子データであっても本人による電子署名がおこなわれた文書であれば、従来の紙文書と同様に効力を発揮すると解釈できるでしょう。重要なのはこの電子署名ですが、同法律の第二条第一項で以下のように条件が示されています。
https://www.too.com/fun/blog/work/e-sign_is_legal.htmlより引用
謝って第三者に送り、第三者により署名されてしまった場合は契約は成立しないですが、
リモート上のやり取りになるとそのリスクは対面よりは高くなると考えられますね。
また、コスト面でもメリットが多くなりがちですが、
思ったよりコスト改善が見られないこともあります。
とある企業のクライアントの契約行為で、A社は電子署名、B社は書面での契約と、
会社によって署名形式を使い分けていればあまりコスト回収も期待できません。
うまく電子署名に切り替えていくのが重要です。
PoCや小規模展開で試していく際はある程度のコストは見越しておくべきですが、本格的に導入となるとある程度のコスト回収も期待したいところですね。
まとめ：電子署名はコスト減の観点でも契約行為の可能性を広げる意味でも有意義
以上、電子署名の紹介でした。
リモート・オンラインでの勤務・契約・面接も多くなってきた現代において必要な技術ですね。
もちろん書面の理解や第三者への誤送信、コスト面の課題もありますが、
これからの契約は電子署名が普通になる時代に来るかもしれません。
デジタル上の契約行為にも慣れておくべきかもしれませんね。
以上です。
