【良いプレゼンのために】分かりやすいプレゼン資料の構成

ロジカルにプレゼンしているイメージ

おはようございます。

昨日飼っている愛犬のゲージを買い換えました。普段とは違う家になり、

不安になったのか、

いつもは寝るときは大人しくゲージに入り、朝まで泣いたりしない我が愛犬が、

昨晩はずっと泣いていて、仕方ないので一階のソファで寝ました。

疲れが全然取れません。。。

慣れるまでは大変かもしれませんね。

さて、本題に入らせていただきます。

少し体が痛く、眠たい状態ですが、本日はプレゼン資料の構成について、

少し紹介させてください。

分かりやすいプレゼンの構成の紹介をします

以前の投稿で、分かりやすいプレゼン資料の作り方についての心構え

を紹介させていただきました。

1スライド1メッセージとか、5W1Hでプレゼンの意図するところを整理するとか、

そんな話をさせていただきました。

今回はプレゼンの構成の話で、どうすれば分かりやすい構成になるか、

私が意識していることを紹介させていただきます。

発表したい内容によって大きく提案型報告型でプレゼンの構成が変わることを

意識すると良いと思います。

提案型、報告型 でそれぞれプレゼンの構成が変わります。それぞれの特徴を踏まえた構成を紹介します。

提案型プレゼンの構成

『提案パターン』とは、

「導入」「提案」「行動喚起」の3つから構成されます。

よく社外・対顧客プレゼンで使われ、社内・上司の報告では使わないとされますが、

私は個人的にはそう思いません。

分析・調査した結果、自分で社内に提案するということもあります。上司が気付かない点を

部下であるあなたが提案する、という事において社内でも提案パターンはあり得ると思います。

導入:まずは着目した課題やリスクで相手の心をつかむ

まずは、相手が困っていることや課題をあらかじめ調査・ヒアリングをし、

その課題を見える化しましょう。

課題は先方が認識している場合もありますし、

ヒアリングや分析からあなたが掘り出すことも

往々にあり得ると思います。

私はこの課題設定が肝だと思いますね。相手が課題やリスクを脅威と思えるかどうか、

相手の心をつかむ課題設定であることが大事だと思います。

課題の見つけ方はまた別途紹介させていただきますね。

提案:課題に対する提案策を提示し、その課題解決力を示す

課題に対し、どんなツールを入れると解決するのか、ベネフィットがどれだけあるかを書きます。

お客さまが商品やサービスを購入することで得られるメリットを示します。

「そんなの当たり前じゃん!」と皆様の心の声が聞こえそうですが、

購入してほしいシステムやアイテムの話ばかりして、

相手にどんな効果をもたらすか、を書かない資料もよく見られます

独りよがりな資料になってしまっています。お客さまが置いてけぼりになってしまいます。

商品を押し出したくてつい忘れてしまうこともあるので、注意しましょう。

あくまでも聴き手目線で考え、

どうすれば商品やサービスを購入してもらった後のことを想像できるかを考えて、

伝えるようにしましょう。

あまり細かく伝えすぎても狙いがぼやけてしまうので、うまくAppendixを使いながら

主要点をおおよそ3点ほどにシンプルにまとめましょう。

1個か2個だと絞りすぎ、4個・5個と多くなると、細かく分けすぎになります。

「3人寄れば文殊の知恵」などに代表される、「3」にかかわることわざが多いように、

不思議なほど「3」という要素は絶妙なバランスなのです。

行動喚起:相手にどう動いてもらうかを示す

提案した後は、相手にボールを渡しましょう

プレゼンテーションは、プレゼント(Present)からきているように、

相手に提案というプレゼントをし、その後どういうアクションがあるかを相手に提示し、

アクションを委ねます。

連絡する・メールを送る・アポを取るなどなんでもありと思いますが、

こちらから契約や社内のアクションに持っていきたい内容でお伝えすると良いですね。

提案後にいかがでしたでしょうか?という問いかけでフィードバックをいただき、

その温度感に応じてフレキシブルに変えられるのも良いですね。

報告型プレゼンの構成

『報告パターン』とは
「問題」「解決案」「効果」の3つから構成されます。

コンサルタントの提案パターン、社内で分析・調査報告で使われるパターンかと思います。

問題:問題点を発見し、見える化する

まず、提案型とかぶりますが、課題・リスク・脅威といった問題点を探しましょう

要は調査・分析を始めることになったきっかけがあるはずなので、

それを見える化するのです。

売上が悪いのか、経費が圧迫しているのか。

それをはっきり見える化してあげるのです。

グラフや表など、分かりやすくするとシンプルで視覚に訴えられますね。

問題点の提示は、何が問題なのかを具体的にかつシンプルに伝えていくことを意識してください。

解決案:問題点に対する説得力ある解決案を提示する

問題点に対するアプローチ案をここで提示します。

売上が悪い、経費が多すぎて収益の質が悪い。。。

それに対して〇〇の案で解決したいと考えています。とここでもシンプルで伝えるのです。

思いつかなければ仕方がないですが、2~3案あると良いですし、

その案もProsCons比較 (プロコン比較:列挙したメソッドに対し、

それぞれのメリットデメリットを整理すること)

したうえでお伝えできると相手もジャッジしやすいです。

一つの案だけで勝負すると、検討が甘いのではないか、他に案がないかと思われますので

複数あると安心できますね。

複数案の中でご自身がベストと思われる案はしっかり芯を持ってお伝えできるようにしておいて、

相手がどう思うかは最後はゆだねる形になりますね。

効果:解決案による効果を示す

最後はその解決策によってどれだけ課題を解決できるか、効果を示しましょう

その解決案に素晴らしい効果があったとしても、根拠がなければ信用してもらえません。

仮定や前提をある程度置いてもいいので試算をし、

どんな期間で、どれだけの利益率を改善できるのか、

具体的な定量性で表現できるとベストですね。

将来の事はわからないので、試算と実績が乖離してもいいと思います。

しかしそれを放置しないで乖離があるのは何故なのか?Badな乖離であればどういう手立てを

打って改善させるのか、振り返りと改善検討をスケジュールに盛り込むことで

相手を安心させましょう。

説得力ある効果と根拠、振り返りなどのスケジュール感をお伝えすることで

説得力・安心感を向上させるという事ですね。

テレビを見てると参考になるものがある

実はテレビ番組、しかもバラエティでもプレゼンテーションとして

「結構参考になるなぁ」っていうものがあります。

個人的には「アメトーク」がとても参考になると思っています。

ニュース番組はニュースの知識がない層に分かりやすく問題点を伝える必要があるので、

絵やストーリーに工夫を入れて、分かりやすく司会者がお伝えしているものが多いです。

また、「アメトーク」で見られる、漫画や食べ物の良さ、面白さを伝える回は、

興味・知識のないオーディエンスに伝えるコンテンツで、

興味を持ってもらえるように日常の例と結び付けるような構成が

とても参考になります。

娯楽と思ってみるのも気分転換になりますが、

プレゼンの参考になると思ってテレビを見てみても発見や収穫があると思います。

まとめ:相手の目線に立って、欲しい情報を与える

プレゼンの構成について紹介させていただきました

提案型でも、報告型でも大事なのは、

  • 相手の視点に立って資料作りをすること
  • 難しい用語はできるだけ避けること
  • いきなりパワポを作るのではなく、ストーリーラインから作ること
  • メッセージはシンプルに分かりやすく

は共通で必要なことです。

綺麗なイメージ図や画像を考えるのはその後です。

センスある絵や綺麗なイラストがなくても、芯があるストーリーライン

説得力あるメッセージがあればオーディエンスの心に響きます

私もこれから勉強中です。一緒に頑張っていきましょう。

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