【マルチタスク処理】人は一度にいくつの予定を処理できるのか?

マルチタスクのイメージ

おはようございます。 今日もご来訪感謝です。

最近、野球ゲーム「パワプロ」のSwitch版にはまっています。

土日は結構ゲームをしているのですが、ずっとパワプロですね。

パワプロには「マイライフ」という、

一人の選手のドラフト入団から引退までをプレイするモードがあります。

私は阪神ファンなので、選手を阪神タイガースに入団させて、

マイライフをプレイしたところ、

その阪神で、2019のオフに、なんとFAでソフトバンクの柳田、

メジャーにいった大谷が阪神に入団

中日の大島もFAで入団しました。ゲームって何でもありですね笑。

ちなみに大谷は投手として最多勝、野手として三冠王をとっていましたが、

阪神はセリーグ2位、どんなけ弱いんじゃ!て感じです。

野球についてあまり興味ない人はごめんなさい・・・

脱線しましたが、今日は人のマルチタスク処理の限界について、

投稿させていただきます。

1個のタスクしかできないよりも、2個以上のタスクを効率よくこなしていきたいですよね。

マルチタスクで処理することを求められる時代

複数のタスクを同時で処理する能力をマルチタスクと言いますが、

なんせ昨今は、人手不足ですし、働き方改革の考え方が普及し、

残業して何時間も不休でバリバリ働くより、

限られた時間で多くの成果を出すことを何より重視される世の中です。

仕事バリバリやっているイメージ

上司からは「マルチで仕事を処理して効率よく動こう」なんて言われたりすることも

あるんじゃないでしょうか?

私も前職ではよく言われました。

上司から「残業はしないで早く帰りなさい」と言ってくださるのは嬉しいのですが、

一方で「でも業務量を減らすつもりはない」とも言われ、

パラ(パラレル:平行同時進行のこと)で業務をこなして効率よく!」なんて言われるんですよね。

しかし、そもそも仕事を同時並行で処理するって

人間はどれくらい効率よくできるのでしょうか?

そもそもパラレルに同時進行でタスクを処理することは効率よいことなのでしょうか

そりゃあ、「歯でも磨きながら本を読みつつ、ドライヤーで髪乾かす」

みたいなことが仕事でもうまくできれば

一番効率的ですけど、その時の読書って、ちゃんと頭に入っていますかね

そのあたりの効率的な課題があるかどうか、調べてみました。

同時に何個もタスクを消化できればいいのですが、果たしてそれが良いことなのかどうか、考えてみました。

タスク処理能力は3つが限界で集中力は全部で100%

「学びを結果に変えるアウトプット大全 (Sanctuary books)」によると、

人が同時並行で処理できる能力は3つが限だそうです。

脳の中のいわば、トレイのようなものが空であればあるほど、

効率よく仕事できるようなので、

タスクはシンプルであるほど効率よくできます。

つまり、タスク処理の全量は限られているという事ですね。

タスク処理能力、タスクに注げる力を100として、1つだけ処理する状態であれば100,

2つ同時に処理するのであれば50、3つ同時となれば33ずつ分配する、

という事になります。

処理能力を分割するので、同時に処理するタスクが増えれば増えるほど、1つ一つの処理能力が薄くなっていくんですね。

「ながら勉強」はやはり効率が良くない

勉強するイメージ

まぁ、ちまたで言われていることなんですが、音楽を聴きながら勉強するなど、

いわゆる「ながら勉強」というやつは、

ご多分に漏れず、効率を落とす勉強法になるという事ですね。

できれば勉強の時間は勉強一本でやるべきですし、

仕事もできるなら同時にこなすのではなく

一つの事に集中してできるように工夫をすべきです。

マルチタスクよりもシングルタスクで組み合わせる段取りをすべき

「Aの資料とBの資料を同時に作る」みたいな同時処理より、

「〇時~△時まではAの資料作成 △時~×時まではBの処理をする」というように

タスクを小分けにしましょう。

その際、以前の投稿にもありますが、優先順位を重要度×緊急度で区分けして、

その日こなすべき業務の優先順位をつけるべきです。

詳細は以下の記事もご参照ください。

また、優先順位をたてるときに気を付けるべきことは、

相手の確認待ちが発生する可能性がある

相手の承認が必要になるときは時間の空きが発生しうるので、

その待ちをスケジュール作成の時点で考慮すべき、という事です。

資料作成後、上司の確認待ちが発生するのであれば、上司に資料を見てもらい、

それを確認してもらっている間に別の作業をするなどできますし、

さらに確認の後、微修正や修正に関する打ち合わせが入ることを考慮すると、

上司に資料を送るのはできるだけ早めにすべきだと判断もできます。

また、ご自身の集中できる時間など考慮してタスクの優先順位も立てられます。

たとえば、自分は昼食後の時間は眠くなり、効率よく作業できないというのであれば

あえて昼一は自分が積極的に話す打ち合わせなどを設定する

などという手もあります。

朝一は頭がすっきりしているから資料作成や分析に時間を集中したいなど、

自分のこだわりや集中できる時間など考慮して段取りを考えましょう。

やはり午前中はしっかり寝ていると、心身ともにリフレッシュしており、

パフォーマンスも発揮しやすいです。優先度が高い作業は朝一に入れたいですね。

タスクを同時に処理するというより、1個のタスクに集中できる時間を作るべきですね。

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まとめ:段取りはシングルタスクでまとめて、でも心はゆとりを!

以上、マルチタスクの効率性について投稿させていただきました。

参考になりましたでしょうか?

マルチタスクで処理能力や集中力などを分散させるより、

シングルタスクで集中して取り組めるように段取りすることが大事なのですが、

所詮段取りは段取り、突発に作業が発生することは大いにあり得ます。

その時はそんなもんだと気持ちにゆとりを持つことが大事ですし、

突発作業があり得るということを考慮して、

あらかじめ一日のスケジュールにバッファ(余裕)を入れておくことで、

心にゆとりが出ます

そして、そもそも突発作業がでないように、普段から上司と調整しておく、

部下を教育しておく、などもあると思いますので、

できるだけそういった「子タスクを生まないための仕事」も

できるときに対処しておきましょう。

この、「できるときに」というのが実は曲者ですね。できるときに、といった予定は

できたためしがないので、できれば10分でもいいから予定に組み込みましょう。

時間を意識的に空けて、集中的に取り組む時間を作りましょう。

シングルタスクで効率よく作業を行い、皆さんの大切な時間がうまく作られるように

参考になればと思います。

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