【メール活用】上司に見られるEメールの心構え

メールのイメージ

おはようございます。今日もご来訪、感謝です。

昨日から引き続き、今日もジョギングしました。

やはり約一年ぶりにジョギングしたこともあり、3キロ程度とは言え、

少し足に筋肉痛・疲労が残っていましたが、いざ走り出すと

昨日と同じくらいのペース・距離でフィニッシュできました。

「まぁ、途中歩いてもいいか」くらいの気持ちで走り出したのが良かったと思います。

当分アップ・クールダウン込みで30分くらいのジョギングを続けていこうと思います。

CUBIRE by euglena

さて、本題に入りまして、今日はメールの活用術です。

Eメールの書き方、気を付けましょう

Eメールのイメージ

SlackやLINEで知られるメッセージアプリでの手軽なチャットが台頭しだしたとはいえ、

まだまだEメールでのコミュニケーションが多いと思います。

しかし、メールは意外とマナーが詰まっていて、

変にメールを送ると相手に気分を害される可能性もあります。

また工夫をしないとメールの内容も見られず、

コミュニケーションに支障をきたす可能性もあります。

今日はそのメールの工夫について紹介できればと思います。

これまでの社会人生活の中でEメールについては結構注意を受けながら学んできたものがありますので、紹介させていただきます。

ウズウズカレッジ

Eメールはうまく使うとメリット多し!

大事なことは電話・直接会って話をし、承認を取るなんて方もおられると思いますし、

私も緊急時なんかは直接会って話をする派なのですが、

それでもまだまだメールは便利な面もあります

一番メリットで大きいのは、話した内容が記録として残ることです。

議事録でもあれば別ですが、口頭や電話で話した内容、承認された内容は

記録に残らず、言った・言わないの水掛け論になることが多いです。

悪気がなく勘違い・記録がないことをいいことにありもしないことを

でっちあげることがあります。人ってそういうもんです。

かくいう私も、話が早いと思ってメールより電話・口頭で話を進め、承認行為を証跡として

残せなく、えらい目に遭ったことがあります。

焦るイメージ

そこで役立つのがメールです。やり取りした内容は削除しなければ、記録として残ります

「私はこんなこと言っていない!」と言われても、その際のやり取りを差し出せば、それを元に

議論することもできます。

また、メールは宛先やCCなどに複数人入れることで、

自分自身だけでなくそのやり取りを見る人が増えます。

一人で責任を背負い込むことなく承認取得を進めることができます

送った相手がメールを削除していても、送信者が残していれば確認することが可能ですし、送信日時も確認できて、内容・日時ともに証跡を確保することができます。

見過ごされる恐れのあるメール。どうすれば?

承認者のイメージ

とはいえ、お忙しい上司・所属長・執行役員にお伺いのメール、承認取得メールを送ったところで

そのメールを見られない可能性があります

なんせお偉いさんたちは普段お忙しくメールを見る時間すらないこともあれば、

1日数百通のメールのやり取りをしている可能性のある彼らなのですから、

ただ送って終わり、というだけでは見てもらえない可能性の方が大きいです。

メールを見てもらっているかわからない。それがメールのデメリットですよね。

どうすればよいでしょうか?

すみ付き括弧【】を使い、件名に工夫をする

まず、メールはそのメールソフトにもよりますが、大体は件名しか見えません

なので、メールを見てもらうためには目を引く件名を考えましょう。

】(すみ付き括弧)を使い【要返信】や【承認願い】とか書き始めて、

その後に何の案件についてか、シンプルにかつ一目でわかるように書きましょう

例としては 「【要承認】会計システム発注について」などと書くと

もし事前に内容確認いただいていれば承認者はピンときやすいですね。

ちなみに【】で囲っていれば、そのあと「あのメールどこだっけ?」となっても

検索で調べやすくなるのでその面でも便利です。

【要承認】で検索すればいいのですから。

上司など、承認者にメールを確認してもらう時も、「【〇〇】で検索してください」
と言えば、メールを掘り出す作業の負荷も少なくなります。

メールを送る前、もしくはメールを送った後に連絡する

会話のイメージ

いくら題名に工夫をしても、そもそもメールソフトを開いてもらわないと

そのメールは見てもらえません。承認者と直接お話しできる間柄であれば

メールを送った後に電話なり、口頭なりメール以外のコミュニケーションで伝えておきましょう

その時は

  • 何時何分に送ったか
  • 何の件のメールか
  • どんな返信をしてほしいのか

を簡潔に伝えましょう。

〇〇部長 xx時xxx分に送った、システム発注の件のメールを送っています。

内容確認の上、問題なければ承認の旨返信ください」みたいに伝えましょう。

承認者がとても偉い方、他部署の方で直接会いにくい場合は、ご自身の上司、

他部署のメンバーなど、自分よりその承認者に近い方に代わりに伺ってもらうよう

コミュニケーションしましょう。

もちろんですが、承認者に対してはメールはTo(宛先)にしてください。

関係者メンバーはCCに入れると角が立ちません。

あまりBCCは使わない方がいいと思います。

BCCは宛先の間同士でアドレスを知られることなどが憚られる場合のみ使うべきだと思います。

裏技:メールの中に期限を記載してしまう。

直接やり取りしてもメールが来ない場合もあると思います。

承認取得行為で差しさわり無い場合なのですが、メールの中に期限を記載してしまいましょう

スケジュール取得などで「xx月xx日 〇〇時までに返信が無ければ予定表で空いているところで

ご予定させていただきますので、ご不都合ある場合はご連絡ください」などと書いておくのです。

一見無礼なようにも見えますが、忙しくて返信する暇もなく、内容に不満が無ければ

それでよし、ということでメールを送らないことが了承のサインという事で

相手も安心すると考えられます。

日程に不都合ある場合は、メールも注意してみてくれるでしょうしね。

承認者もパソコンをいつでも開ける環境にあるとは限りません

スマートフォンや、閲覧のみ可能なセキュリティソフトなど

返信行為がそもそも制限されている可能性があります。

そういった相手の状況を考慮できるメールの書き方をしてあげると、

承認行為も進めやすいと思います。

まとめ:メールを送るときは他コミュニケーションを組み合わせて効率的に!

Eメール

以上、メールを送るときの工夫でした。お忙しいキーパーソンに見てもらえるように、

メールを送るだけでもいろいろ工夫の余地がありますし、

メールの前後でうまく他コミュニケーション手段をとることでメールの効果を高め

デメリットをなくすことができます

チャットなどのツールも出てきましたが、まだまだ使い方を考えればメールは便利です。

添付ファイルや長文でも複数人に一括送信できますしね。

うまく使って、仕事をさくさく進められるビジネスマンになりましょう。

以上です。

コメント

タイトルとURLをコピーしました